ساختار شکست کار (WBS)

هنگام راه‌اندازی پروژه، ساختار شکست کار یا WBS ضروری است. در این مقاله راهبردهایی به شما ارائه می‌دهیم تا با ساختار شکست کار آشنا شوید و بتوانید آن را خودتان ایجاد کنید، با پروژه یار همراه باشید:

همچنین در این مقاله یک الگو برای شما قرار داده‌ایم تا آن را دانلود کنید و بلافاصله بتوانید WBS خود را در قالب نمودار درختی یا جدول بسازید.

محتوا:

1. اصول پایه ساختار شکست کار

2. نمونه‌های ساختار شکست کار

3. ایجاد یک ساختار شکست کار

4. بهترین رویکردها برای ایجاد ساختار شکست کار

آشنایی با ساختار شکست کار

شاید مدیر پروژه و کارشناسان کم‌تجربه حین اولین برخورد با ساختار شکست کار گیج شوند. این ساختار برخلاف اسمش کار را نمی‌شکند، بلکه تحویل شدنی‌ها یا خروجی پروژه را می‌شکند. همین یکی از دلایلی است که شما باید قبل از اینکه یک ساختار شکست کار ایجاد کنید، آن را به‌طور کامل درک کنید.

WBS یا ساختار شکست کار چیست؟

اول بیایید ببینیم استاندارد مدیریت پروژه PMBOK چه نظری درباره ساختار شکست کار دارد:

” تجزیه سلسله وار و محصول محور کار که اعضای تیم پروژه آن را به اجرا درمی‌آورند تا به اهداف پروژه دست یابند و نتایج پروژه را به دست آورند.”

چه تعریف سختی!

خب حالا باهم تعریفی که انجمن مدیریت پروژه (Association of Project Management) ارائه داده را بررسی می‌کنیم:

“ساختار شکست کار (WBS)، ساختار سلسله مراتبی تحویل شدنی‌های پروژه است که کارفرما آن را تحویل می‌گیرد.”

این‌یکی خیلی بهتر است.

حالا موضوع را برای خودمان ساده‌تر می‌کنیم:

“ساختار شکست کار تمام‌کارهای پروژه را مشخص می‌کند، آن‌ها را در چندین سطح به‌صورت سلسله مراتبی مرتب می‌کند و به‌صورت نمودار نشان می‌دهد.”

در اصل، WBS می‌تواند همه کارهای پروژه را مشخص کند. هر کاری که می‌خواهید در پروژه انجام دهید، در یک نمودار ساده و قابل‌فهم به نمایش درمی‌آید. هدف این نمودار آن است تمام فعالیت‌های پیچیده پروژه به اجزای کوچک‌تر و قابل مدیریت‌تر شکسته شوند.

به‌طور مثال، اینجا نمونه‌ای از WBS برای سیستم هواپیما می‌بینیم:

همان‌طور که در نمایه بالا می‌بینید، WBS تمام این عملیات را به بخش‌های کوچک‌تر و قابل مدیریت‌تر می‌شکند.

در این پروژه، کل اعضای تیم پروژه را مسئول ساخت هواپیما می‌کنید. در داخل همین تیم پروژه، گروهی را تعیین می‌کنید تا بر روی بدنه هواپیما تمرکز داشته باشند؛ گروه دیگر نیز بر روی سیستم نیروی پیشران هواپیما کار می‌کنند و همین‌طور الی‌آخر.

معمولاً در WBS، عملیات پروژه در سه مرحله تجزیه می‌شوند. در صورت پیچیده بودن پروژه می‌توانید چهار و یا حتی پنج بار عملیات را بشکنید.

در زیر، مثال دیگری برای عملیات ساخت دوچرخه ارائه‌شده که در سه مرحله شکسته شده است:

مجموع کار در هر یک از مراحل “سطح پایین‌تر” باید 100% از کار مرحله “سطح بالاتر” باشد. این تعریف به “قانون 100%” معروف است.

“سطوح بالاتر WBS بیانگر تحویل شدنی‌های کلی پروژه هستند. عناصر سطوح پایین‌تر WBS جزئیات بیشتری را نشان می‌دهند و بر پشتیبانی فرآیندهای مدیریت پروژه تمرکز دارند.”

حتماً متوجه شدید که WBS هیچ توضیحی درباره عملیات نمی‌دهد و در عوض، هر مؤلفه تنها چند کلمه دارد که خروجی نهایی را توضیح می‌دهند؛ مثل صندلی دوچرخه، فرمان دوچرخه، دسته‌فرمان دوچرخه و … .

WBS محصول نهایی را معرفی می‌کند، اما توضیح نمی‌دهد که چطور باید آن را به دست آورد. این‌یکی از ویژگی‌های اساسی WBS است. هر بخش از WBS باید با یکی از خروجی‌های نهایی پروژه، چه واقعی یا چه مجازی، ارتباط داشته باشد. در WBS خبری از دستورالعمل و نحوه انجام کارها نیست.

مثلاً اگر دارید یک ساختار شکست برای تولید ماشین می‌سازید، باید در مؤلفه‌ها به‌جای آنکه واژه “جوشکاری فلز” (که فعالیت است) را به کار ببرید، واژه “بدنه ماشین” (محصول فعالیت) را بنویسید.

قبل از آنکه به‌طور عمیق‌تری به مزایا و تأثیرات WBS بپردازیم، باید یک سری جزئیات دیگر را باهم بررسی کنیم.

جزئیات اضافی در مورد WBS

در این مقاله و در دیگر مقاله‌های مربوط به WBS، با اصطلاحاتی ازجمله “کار”، “تحویل شدنی” و “بسته کاری” برخورد خواهید کرد.

این اصطلاحات معمولاً تعاریف به‌خصوص خودشان را درزمینهٔ مدیریت پروژه دارند:

کار (Work):

استاندارد مدیریت پروژه PMBOK این‌گونه کار را تعریف می‌کند، ” محصولات کاری که نتیجه تلاش هستند و نه خود تلاش.” به بیانی دیگر، “کار” نتیجه پایانی هر فعالیتی را تعریف می‌کند. شاید میزان تلاش لازم برای گرفتن نتیجه کار کم یا زیاد شود، اما کار همیشه ثابت است.

تحویل شدنی (Deliverable):

استاندارد مدیریت پروژه PMBOK می‌گوید که یک تحویل شدنی می‌تواند ” هر نوع محصول (Product)، خدمت (Service) یا نتیجه (Result) منحصربه‌فرد و قابل‌تأیید باشد که باید برای تکمیل یک فاز یا پروژه انجام می‌شود.” تحویل شدنی‌ها می‌توانند بسته به نوع پروژه و کارفرمای پروژه باهم دیگر متفاوت باشند.

بسته کاری (Work Package):

استاندارد PMBOK بسته کاری را بدین‌صورت تعریف می‌کند:” بسته کاری، خروجی‌ای است که در پایین‌ترین سطح WBS قرار دارد.”

به‌طور مثال اگر می‌خواهید یک دوچرخه بسازید،”صندلی دوچرخه” می‌تواند یکی از بسته‌های کاری این پروژه باشد. تمام‌کارهایی که باید برای درست کردن این صندلی انجام دهید، مانند بریدن چرم، شکل‌دهی به اسفنج، ساختن قالب فلزی و…، همگی فعالیت‌های این بسته کاری می‌باشند.

ویژگی‌های ساختار شکست کار چیست؟

شکستن تحویل شدنی‌های یک پروژه صرفاً به معنای WBS نیست. برای آنکه این عمل را ساختار شکست کار بنامیم، باید سه ویژگی داشته باشد:

سلسله‌مراتب:

WBS ماهیتاً سلسله مراتبی است. هر مرحله “سطح پایین‌تر” رابطه سلسله مرتبه‌ای محکمی با مرحله “سطح بالاتر” دارد. مجموع مؤلفه‌های سطح پایین‌تر باید مؤلفه کلی سطح بالاتر را به شما بدهد.

قانون 100%:

هر مرحله از تجزیه به سطح پایین‌تر باید با 100% از مرحله سطح بالاتر برابر باشد. همچنین باید در هر مرتبه تجزیه حداقل دو مؤلفه از سطح پایین‌تر وجود داشته باشند.

منحصربه‌فرد بودن:

تمام مؤلفه‌های یک سطح خاص از WBS باید منحصربه‌فرد باشند و هیچ اشتراکی نباید در عملیات آن‌ها وجود داشته باشد. این یعنی از اشتباهات و دوباره‌کاری‌ها کاسته می‌شود.

نتیجه محور بودن:

WBS باید بر روی نتیجه کار که همان تحویل شدنی است تمرکز کند و کاری به فعالیت‌های لازم برای گرفتن آن نتیجه نداشته باشد. هر مؤلفه WBS با یک کلمه شناخته می‌شود، نه با فعل.

مثال‌های ساختار شکست کار (WBS)

بهترین راه برای درک کارکرد ساختار شکست کار آن است که مثال‌های مختلف WBS را بررسی کنیم. با مشاهده تجزیه پروژه‌های سنگین و پیچیده یاد می‌گیریم که چطور پروژه خودمان را تجزیه کنیم.

ساختار شکست کار درواقع بیشتر بر روی تحویل شدنی‌ها تمرکز دارند تا بر روی فعالیت. (اسم، نه فعل) بااین‌حال، بسیاری از کارشناسان این قانون را در پروژه خود نادیده می‌گیرند.

به خاطر بسپارید که مردم با دلایل مختلفی از ساختار شکست کار استفاده می‌کنند؛ حتی آن‌هایی که اصلاً ربطی به مدیریت پروژه ندارند، مانند نوشتن کتاب و برنامه‌ریزی سفر نیز می‌توانند برای انجام کارهای خود از ساختار شکست کار استفاده کنند. اگر برای استفاده از این ساختار شکست کار، دلیل شخصی یا عادی دارید، مجبور نیستید تمام قوانین سفت‌وسخت بالا را رعایت کنید.

مثال WBS پروژه ساخت

نمودار زیر یک WBS برای پروژه احداث ساختمان نشان می‌دهد:

همچنین دقت کنید که WBS چگونه تحویل شدنی‌ها و زیرمجموعه آن‌ها را مرتب کرده است. هرکدام از زیرشاخه‌ها تنها یک اسم هستند، نه یک فعالیت. به‌علاوه، اگر تمام تحویل شدنی‌ها را باهم دیگر جمع کنید، باید به اولین مرحله WBS برسید (یعنی قانون 100%)

این یکی از نکات اساسی یک WBS خوب هست.

مثال از یک WBS غیرحرفه‌ای

می‌توانید از WBS را برای پروژه‌های دم‌دستی و آسان نیز استفاده کنید. در این صورت دیگر مجبور نیستید که معیارهای رسمی ساختار شکست کار را دنبال کنید. در عوض می‌توانید بر روی ساختن شاخه‌ها و زیرشاخه‌های هر چه طبیعی‌تر تمرکز کنید. تنها یک محدودیت را باید رعایت کنید؛ اینکه که تمام مؤلفه‌ها در پایان کار باید 100% محصول را تحویل بدهند.

همانطور که در این WBS می‌بینید، فعالیت‌ها (مثل چمن‌زنی) به‌جای تحویل شدنی‌ها قرارگرفته‌اند. چنین نموداری در WBS رسمی پذیرفته نیست، ولی اگر پروژه مختص کار شخصی خودتان است و می‌توانید این مراحل را برای خود معنا کنید، مانعی وجود ندارد.

مثال WBS برنامه کامپیوتر

در این مثال WBS می‌توانیم یکی از بزرگ‌ترین اشتباهاتی که مردم حین درست کردن WBS مرتکب می‌شوند را ببینیم: اشتباه گرفتن فعالیت با تحویل شدنی.

در نمودار WBS زیر، در سطح سوم فعالیت‌هایی ازجمله “توسعه انگیزه تجاری” یا ” انجام برنامه‌ریزی اولیه” در نظر گرفته می‌شوند.

این کار صحیح نیست. اگر فعل را از هرکدام از مراحل WBS حذف کنید، یک تحویل شدنی به دست می‌آورید که اسم است. به بیانی دیگر، مجبور نیستید بنویسید ” توسعه انگیزه تجاری”. همان نوشتن “انگیزه تجاری” کفایت می‌کند. این موضوع را موقع ایجاد ساختار شکست کار به خاطر بسپارید. فعل‌ها را از تمام مراحل WBS حذف کنید، چون شما باید تحویل شدنی را تعریف کنید، نه عملیات رسیدن به تحویل شدنی را.

تفاوت ساختار شکست کار، زمان‌بندی پروژه و برنامه پروژه

یکی دیگر از موضوعات گیج‌کننده، تفاوت موجود بین ساختار شکست کار، زمانبندی پروژه و برنامه پروژه هست.

این سه مورد معمولاً یک‌چیز را توضیح می‌دهند (نتیجه نهایی)، اما گستره و جزئیات آن‌ها می‌تواند خیلی متفاوت باشد.

• ساختار شکست کار تحویل شدنی‌های پروژه را شرح می‌دهد و به عبارتی، به آنچه پروژه درنهایت تحویل می‌دهد توجه دارد. این ساختار شامل زمان‌بندی و منابع پروژه نمی‌شود. هدف WBS آن است که اعضای تیم پروژه، بینش عمیق‌تری نسبت به دستاوردهای پروژه پیدا کنند.
• زمان‌بندی پروژه تحویل شدنی‌های پروژه را به همراه مهلت زمانی و منابع موردنیاز آن‌ها شرح می‌دهد. در زمان‌بندی پروژه به سؤال‌هایی که با “چه‌کاری”، “چه زمانی” و ” چه کسی” آغاز می‌شوند، پاسخ داده می‌شود.
• برنامه پروژه یک سند گسترده است که تمام جنبه‌های پروژه و مدیریت آن‌ها را مورد پوشش قرار می‌دهد. این برنامه جزئیات نحوه اجرا، مدیریت و کنترل پروژه را توضیح می‌دهد. معمولاً چندین برنامه جزئی‌تر در این برنامه کلی قرار دارند که بر روی ارتباطات، مدیریت ریسک پروژه ، مدیریت تغییر و … تمرکز دارند.

موقع ساختن WBS از این قانون ساده پیروی کنید:

• WBS= اسم
• فعالیت‌های زمانبندی= فعل

شاید این سؤال برایتان پیش بیاید که اصلاً چرا باید به خودمان زحمت بدهیم و این ساختار شکست کار را ایجاد کنیم؟ مگر نمی‌شود همان نتایج را با زمان‌بندی پروژه به دست آورد؟

اکنون به مزایای WBS در مقابل زمانبندی می‌پردازیم.

مزایای WBS

WBS نوعی تجزیه است که بر تک‌تک تحویل شدنی‌های اصلی که موفقیت پروژه را تضمین می‌کنند، تمرکز دارد. این ساختار چندین منفعت را به همراه دارد:

زمان‌بندی پروژه:

WBS پایه و اساس زمان‌بندی و بودجه پروژه است. همین‌که خروجی‌های لازم برای تکمیل پروژه و همین‌طور ارتباطات سلسله مراتبی آن‌ها با همدیگر را پیدا کنید، خیلی راحت‌تر می‌توانید منابع لازم را تعیین کنید و مهلت‌های زمانی را مشخص کنید.

پاسخ‌گویی:

ازآنجایی‌که تمام مؤلفه‌های WBS منحصربه‌فرد هستند، پاسخگویی به آن‌ها آسان‌تر خواهد بود. تیمی که برای رسیدگی تنها یک بسته کاری تعیین‌شده است، مسئولیت کامل آن را تا پایان پروژه می‌پذیرد. این باعث می‌شود تا کارها باهم تداخل نداشته باشند و هر تیم مسئولیت انجام کارهای تخصیص‌یافته را بر عهده بگیرد.

تعهد:

با کمک WBS، اعضای تیم می‌توانند به‌طور دقیق‌تر و گسترده‌تری متوجه مسئولیت‌هایشان بشوند. چون تیم‌ها هم‌زمان بر روی بخش خاصی از پروژه کار می‌کنند، تعهد بیشتری نسبت به انجام وظایف خود پیدا خواهند کرد.

کاهش ابهامات:

مدیر پروژه، تیم پروژه و تمام ذینفعان در روند تهیه WBS نقش دارند. این امر به ارتباطات قوی‌تر اعضا کمک می‌کند و درنتیجه همگی وظایف خود را به‌طور مفصل می‌دانند. ازاین‌رو ابهامات کم‌تر می‌شوند و اعضای پروژه می‌دانند که چه‌کارهایی را باید انجام دهند.

ایجاد یک WBS، اولین قدم برای ایجاد یک زمانبندی جامع پروژه هست. WBS بهترین ابزار است که همه تیم از اهداف و تحویل شدنی‌های پروژه در سطوح مختلف آگاه شوند

ساختار شکست کار در مدیریت پروژه

حال به این سؤال مهم برمی‌خوریم: WBS کجا و چگونه در چهارچوب مدیریت پروژه جای می‌گیرد؟

ساختار شکست کار از منشور پروژه سرچشمه می‌گیرد. در حالت مطلوب، تحویل شدنی‌های سطح بالا در WBS، باید اهداف و خروجی‌های کاملاً همانندی در بیانیه محدوده پروژه داشته باشند.

از همین رو، WBS یکی از اولین اسنادی است که شما در چرخه عمر مدیریت پروژه ایجاد می‌کنید. WBS پیش از نمودار گانت یا برنامه پروژه ساخته می‌شود.

به‌عبارتی‌دیگر، WBS معمولاً اولین تحویل شدنی پروژه است.

تا الآن گفته بودیم که WBS در نظارت بر خروجی‌ها و مدیریت محدوده پروژه کمک شایانی به شما می‌کند، ولی این ساختار نقش اساسی دیگری هم در مدیریت پروژه دارد: زمان‌بندی پروژه.

برای تهیه زمان‌بندی پروژه، لازم است خروجی‌های WBS را پیدا کنیم و به روابط آن‌ها با همدیگر پی ببریم.

در این فرآیند اول دیکشنری WBS را ایجاد می‌کنید (فهرستی از تحویل شدنی‌ها). سپس این تحویل شدنی‌ها را به‌صورت یک نمودار شبکه‌ای ترسیم کنید و روابط آن‌ها را ایجاد کنید. بعد با استفاده از این نمودار، پروژه را زمان‌بندی کنید.

همچنین می‌توانید از این نقشه برای یافتن منابع لازم برای انجام تحویل شدنی‌ها استفاده کنید. نام این ساختار جدید را ساختار شکست منابع (RBS) می‌گذاریم.

ساختار شکست منابع شامل ماشین‌آلات و تجهیزات، منابع انسانی و مواد و مصالح لازم برای تکمیل تحویل شدنی‌ها می‌شود.

به‌طور مثال، اگر می‌خواهید به‌عنوان جزئی از پروژه بازسازی کلی یک خانه، یک صندلی بسازید، به این موارد زیر نیاز دارید:

• یک نجار
• مواد اولیه مانند چوب، روغن صیقل، میخ، چسب و …
• تجهیزات مانند چکش، ارّه، مته برقی و…

می‌توانید یک نمودار برای این منابع ترسیم کنید:

به‌محض آنکه بیابید چطور از این منابع برای ساختن تحویل شدنی استفاده کنید، می‌توانید زمان‌بندی پروژه را هم ایجاد کنید. این تنها یک کاربرد از هزاران کاربرد ساختار شکست منابع در مدیریت پروژه هست.

در بخش بعدی می‌خواهیم روند ایجاد یک WBS را باهم بررسی کنیم.

چطور یک ساختار شکست کار ایجاد کنیم

شاید فکر کنید ایجاد WBS بسیار ساده است و فقط لیست خروجی‌های پروژه را نشان می‌دهد. ولی ایجاد این ساختار به این راحتی‌ها هم نیست و باید از محدوده پروژه، توانایی‌های تیم پروژه و پیش‌نیازهای ذینفعان آگاه باشید.

در اینجا می‌خواهیم از صفر به این فرایند بپردازیم.

1. درک محدوده پروژه

پیش‌تر در راهنمای مدیریت پروژه گفته بودیم که WBS یکی از اسناد مهمی است که در مرحله “برنامه‌ریزی” ایجاد می‌شود.

قبل از ایجاد ساختار شکست کار باید درک کاملی از محدوده و اهداف پروژه داشته باشید.

عمدتاً به دو موردنیاز پیدا خواهید کرد:

• بیانیه محدوده پروژه (Project Scope Statement): برای درک جزئیات محدوده پروژه.
• برنامه مدیریت محدوده پروژه (Project Scope Management Plan): برای درک چگونگی برخورد با تغییرات وارده به محدوده پروژه که بر روی تحویل شدنی‌ها تأثیر می‌گذارند.

اگر به منشور پروژه رجوع کنید، بهتر می‌توانید محدوده پروژه را شرح دهید و برای مدیریت آن برنامه‌ریزی کنید.

خروجی فرآیند ایجاد WBS به شرح زیر هست:

• ساختار شکست کار (WBS)
• دیکشنری ساختار شکست کار (WBS Dictionary)
• مبنای محدوده (Scope Statement)

2. تعیین تحویل شدنی‌های اصلی

وقتی به درک کاملی از محدوده پروژه رسیدید، ایجاد WBS پروژه را با ایجاد تحویل شدنی‌های اصلی شروع کنید.

به عنوان نمونه، اگر هدف شما “ساختن یک خانه” است، باید در مرحله دوم این سه تحویل شدنی اصلی زیر را در دست داشته باشید:

در مرحله دوم می‌توانید دو راهکار را برای تعیین خروجی‌های اصلی به کار ببرید:

• هرکدام از خروجی‌ها باید سهمی در تکمیل پروژه داشته باشند. مثلاً نمی‌توانید خانه‌ای را بدون زیرساخت، نمای بیرونی و نمای داخلی بسازید.
• مسئولیت هرکدام از خروجی‌ها باید بر عهده یک تیم مستقل باشد. در مثال بالا، تیمی که مسئول پایه‌گذاری زیرساخت است، با تیم سازنده بنای داخلی یکی نیست.

3. تعیین بسته‌های کاری

همان‌طور که در بالا بررسی شد، بسته کاری، تحویل شدنی است که در پایین‌ترین مرحله WBS قرار دارد. در یک WBS متداول سه مرحله‌ای، بسته‌های کاری پس از شناسایی تحویل شدنی‌های اصلی تعیین می‌شوند. این یکی از مهم‌ترین بخش‌های فرآیند ایجاد WBS هست و در این مرحله، اعضای تیم و ذینفعان باید داده‌های زیادی را به‌عنوان ورودی WBS در دسترس قرار دهند.

هدف شما این است که یک خروجی اصلی را انتخاب کنید و سپس تمام فعالیت‌های لازم برای به دست آوری این خروجی را شناسایی کنید. این بسته کاری باید شرایط زیر را دارا باشد:

مستقل:

بسته کاری باید منحصربه‌فرد بوده و هیچ نوع وابستگی‌ای به مؤلفه‌های دیگر نداشته باشد.

تعریف شدنی:

بسته کاری باید شروع و پایانی معلوم داشته باشد که برای تمام اعضای پروژه تفهیم شده باشد.

برآورد پذیر:

شما باید قادر باشید مدت‌زمان و منابع بسته‌های کاری را برآورد کنید.

قابل مدیریت:

بسته کاری باید “بخشی معنادار از کار” را ارائه بدهد. یعنی دستاورد نهایی باید ملموس و قابل‌سنجش باشد و بتوان آن را به شخص یا تیم خاصی نسبت داد.

یکپارچگی:

بسته کاری باید با سایر مؤلفه‌ها یکپارچه بشود تا سطح بالاتر را ایجاد کند.

سازگار:

بسته کاری باید همواره با تغییرات محدوده پروژه سازگاری داشته باشد.

درصورتی‌که نتوانید الزامات بالا را برای بسته کاری برآورده کنید، می‌توانید WBS را به یک مرحله دیگر هم تجزیه کنید.

از این نکات می‌توانید برای تعیین بسته‌های کاری استفاده کنید.

• قانون 8/80: یک قانون کلی است که می‌گوید بسته کاری نباید بیشتر از 80 ساعت و کمتر از 8 ساعت به طول بینجامد. اگر طولانی‌تر بود، باید آن را تجزیه کنیم. اگر کوتاه‌تر بود، به یک مرحله قبل بازگردید.
• دوره گزارش دهی: قانون رایج دیگر آن است که هر یک از بسته‌های کاری را به یک نوبت گزارش محدود کنیم. اگر کار بیشتر از یک دوره گزارش (ماهانه، هفتگی یا …) به طول انجامید، کار را دوباره بشکنید.
• از اسم‌ها استفاده کنید: شما باید بتوانید هر بسته کاری را با یک اسم یا صفت شرح دهید. برای شکستن دوباره بسته کاری باید از فعل استفاده کنید. به‌عنوان‌مثال، “صندلی دوچرخه” یک اسم است که بسته کاری را شرح می‌دهد. برای اینکه آن را بشکنید، باید فعل‌هایی مانند “بریدن اسفنج” یا “دوختن چرم” را به کار ببرید.

4. ایجاد دیکشنری WBS

دیکشنری WBS سندی است که خلاصه‌ای از شرح و محدوده مؤلفه‌های موجود در WBS ارائه می‌دهد. این سند به تیم‌های آینده پروژه کمک می‌کند تا درک بهتری از هر بسته کاری پیدا کنند.

اگر پروژه ساده است یا محدوده کوچک‌تری دارد، نیازی به دیکشنری WBS ندارید. ولی مثلاً برای پروژه‌های پیچیده می‌توانید از دیکشنری کمک بگیرید تا تحویل شدنی‌ها شکل واضح‌تری به خود بگیرند.

 علاوه بر آن، دیکشنری WBS شما را یک‌قدم به زمان‌بندی پروژه نزدیک‌تر می‌کند. گاهی می‌توانید جزئیات این دیکشنری را مستقیماً به ابزار زمان‌بندی پروژه انتقال بدهید.

جزئیاتی را که می‌توانید برای هر یک از اقلام دیکشنری WBS ارائه کنید به شرح زیر است:

• شناسه بسته کاری
• نام بسته کاری
• شرح بسته کاری
• تخصیص به (فرد یا تیم)
• تاریخ واگذاری مسئولیت
• هزینه برآورد شده

میزان جزئیاتی که می‌خواهید در دیکشنری WBS ارائه نمایید کاملاً به خودتان بستگی دارد.

5. استفاده از فرمت مناسب WBS

وقتی تمام بسته‌های کاری و دیکشنری WBS را تهیه کردید، دیگر زمانش رسیده که WBS را ایجاد کنید.

چندین فرمت WBS گوناگون برای استفاده وجود دارند. ساده‌ترین راه ایجاد یک گروه‌بندی سلسله مراتبی متنی (بدون نمودار) است. طبق روال کار، باید از اعداد و ممیز اعشار برای مشخص کردن سطح هر یک از مؤلفه‌ها استفاده کنید.

به‌عنوان نمونه، عدد 1.1.1.3 به سومین مؤلفه از چهارمین سطح WBS اشاره دارد.

بنابراین، یک WBS مبتنی بر متن همانند شکل زیر خواهید بود:

1.         سیستم کامل

1.1. بخش A سیستم

1.1.1.    اولین مؤلفه بخش A

1.1.2.    دومین مؤلفه بخش A

1.1.3.    سومین مؤلفه بخش A

1.2. بخش B سیستم

1.2.1.    اولین مؤلفه بخش B

1.2.2.    دومین مؤلفه بخش B

1.2.3.    سومین مؤلفه بخش B

به همین ترتیب می‌توانید همین ساختار را بر روی یک جدول هم نشان دهید:

راه دیگر آن است که فلوچارت ایجاد کنیم:

بعدازآنکه ساختار شکست کار را به دست آوردید، آن را باهم تیمی‌های خود به اشتراک بگذارید. این ساختار به شما کمک می‌کند یک نگاه کلان از پیشرفت پروژه داشته باشید.

الگوی ساختار شکست کار

درحالی‌که ایجاد ساختار شکست کار ازنظر فنی آسان است اما می‌تواند وقت‌گیر باشد. به همین منظور میتوانید از الگویی نظیر تصویر زیر استفاده کنید.

این الگو هم نمای درختی و هم نمای جدولی دارد. از هرکدام که به نظرتان مناسب‌تر است می‌توانید استفاده کنید.

در آخرین بخش این مقاله می‌خواهیم بهترین رویکردها و شیوه‌های موجود در ایجاد ساختار شکست کار را ارائه نماییم.

بهترین رویکردهای ساختار شکست کار

ساختار شکست کار مبنای برنامه زمان‌بندی پروژه هست که درنتیجه، مبنای کل پروژه است. با دنبال کردن چندین رویکرد عالی در مرحله ایجاد WBS می‌توانید صحت و دقت زمان‌بندی پروژه خود را تا حد زیادی افزایش بدهید. با شکستن واضح تحویل شدنی‌های اصلی بهتر می‌توان منابع را برآورد و تعیین کرد.

در اینجا چند تا از بهترین رویکردهای اساسی را برای شما ارائه داده‌ایم که باید حین ساختار شکست کار از آن‌ها پیروی کنید:

1. از اسامی استفاده کنید، نه افعال

همان‌طور که قبلاً اشاره کرده بودیم، هدف WBS آن است که خروجی‌ها را پیگیری کند، نه فعالیت‌ها را. به بیانی دیگر خودِ کار مهم است، نه چگونگی کار.

یکی از راه‌های رسیدن به این هدف آن است که موقع اضافه کردن مؤلفه‌ها به WBS از اسم استفاده کنید. یعنی هر مؤلفه در WBS باید یک اسم یا یک صفت باشد.

مثلاً به‌جای “خاک‌برداری برای ساختن پی” بنویسید “پی خانه” و به‌جای ” جمع‌آوری پیش‌نیازها برای طرح تبادل” بنویسید “سند طرح تبادل”.

هدف این تمرین “اسم، نه فعل” آن است که شما مجبور شوید مؤلفه‌ها را در محدوده خود گسترش دهید. فعالیت‌ها معمولاً آخرین مرحله هر بسته کاری را شرح می‌دهند. WBS شما باید تا یک مرحله بالاتر از فعالیت‌ها باشد.

2. قانون 100% را با دقت دنبال کنید

ساختار شکست کار باید جامع باشد و هیچ خروجی‌ای نباید خارج از WBS باقی بماند. به همین دلیل پیروی از قانون 100% برای شما حیاتی است. هر سطح باید محصولاتی که می‌خواهید تحویل بدهید را در خود داشته باشد. هر محصول خارج از WBS باید حذف شود.

این قانون شما را خاطرجمع می‌سازد که تمام بخش‌های پروژه تکمیل هستند و چیزی جا نمانده است.

3. تمام مؤلفه‌ها را منحصربه‌فرد نگه‌دارید

یکی دیگر از ضوابط اساسی ساختار شکست کار در کنار قانون 100%، قانون “منحصربه‌فرد بودن” است. هر مؤلفه باید مستقل باشد و نباید نیازی به مؤلفه دیگر برای تکمیل داشته باشد. اگر نیاز بود، بهتر است دو مؤلفه را باهم ترکیب کنید و بسته کاری را به یک مرحله بالاتر ببرید.

تمام خروجی‌های WBS منحصربه‌فرد و مستقل هستند. زیرا فعالیتی که منجر به یکی از خروجی‌های WBS می‌شود، تنها به همراه همان خروجی موجودیت می‌یابد و بس.

4. به میزان جزئیات توجه داشته باشید

یکی از اشتباهات رایج حین ایجاد ساختار شکست کار آن است که سطح جزئیات را یا خیلی کلی شرح می‌دهیم (یعنی تعداد سطح خیلی کم) یا اینکه آن‌ها را خیلی جزئی می‌کنیم (یعنی تعداد سطح بسیار زیاد). باید جزئیات را به درست‌ترین و متعادل‌ترین شکل شرح داد.

ترجیحاً باید قبل از آنکه بتوانید فعلی برای توصیف مؤلفه‌ها به کار ببرید، از تجزیه دست بکشید. به‌طور مثال، اگر دارید یک دوچرخه می‌سازید، “طوقه چرخ” باید در آخرین مرحله قرار بگیرد زیرا دارد یک خروجی را توصیف می‌کند. اگر دوباره آن را تجزیه کنید، چندین فعالیت مربوط به خروجی به دست می‌آورید، مثل “خریدن فلز”، “شکل‌دهی به فلز”، “ایجاد چندین سوراخ در فلز برای قرار دادن پره‌های چرخ” و…

اگر این‌طور شد، یعنی تعداد مراحل را بیش‌ازحد افزایش داده‌اید.

برای سه تا پنج سطح هدف‌گذاری کنید. اگر تعداد سطح را بیشتر کنید، پروژه پیچیده می‌شود.

5. از یک نرم‌افزار مدیریت پروژه استفاده کنید

شاید فکر کنید یک الگوی ساده در Word کارتان را راه می‌اندازد. ولی اگر می‌خواهید WBS با سایر اسناد پروژه شما یکپارچه شود، بهترین منبع الگو برای شما نرم‌افزار مدیریت پروژه هست.

اکثر نرم‌افزارهای مدیریت پروژه مانند MS Project یک سری قابلیت‌های تعبیه‌شده دارند که ساختار شکست کار را از صفر ایجاد می‌کنند. در این نرم‌افزار می‌توانید به‌راحتی میزان جزئیات را تعیین کنید و داده‌ها را اضافه کنید تا سریع‌تر WBS را تکمیل شود.

بهترین جنبه این نرم‌افزار آن است که موقعی که می‌خواهید پروژه را زمان‌بندی کنید، به WBS ایجادشده دسترسی خواهید داشت.

اگر این راهبردها را دنبال کنید، ساختار شکست کار شما بسیار اثربخش خواهد بود و در هر مرحله از برنامه‌ریزی پروژه به کمکتان خواهد آمد.