مدیریت پروژه PMBOK چیست؟

PMBOK در مدیریت پروژه

مدیریت پروژه همیشه به‌صورت غیررسمی انجام می‌شده است اما در اواسط قرن بیستم به‌عنوان یک حرفه مشخص ظاهر شد. موسسه PMI یک کتابچه راهنما با عنوان «A Guide to the Project Management Body of Knowledge» که ترجمه آن «راهنمای پیکره دانش مدیریت پروژه» و در واقع همان استاندارد مدیریت پروژه PMBOK است منتشر کرد تا عناصر تکراری فرآیند مدیریت پروژه را شناسایی کند.

 مجموعه کامل استاندارد مدیریت پروژه PMBOK «پیکره دانش مدیریت پروژه» شامل شیوه‌های سنتی اثبات‌شده است که به‌طور گسترده مورداستفاده قرار می‌گیرد. همچنین شامل شیوه‌های نوآورانه برای این حرفه است که اجماع گستره در مورد ارزش و سودمندی آن وجود دارد.

تاریخچه استاندارد مدیریت پروژه PMBOK

اولین گواهی‌نامه موسسه PMI، گواهی‌نامه مدیریت پروژه حرفه‌ای PMP (Project management Professional) بود که در سال 1984 اعطا شد.

• 1969- ظهور موسسه PMI – اولین جلسه در آتلانتا برگزار شد.
• 1984- اولین آزمون PMP برگزار شد.
• 1987-استاندارد مدیریت پروژه PMBOK منتشر شد- بخش A تا H – هر بخش شامل 5-6 صفحه
• 1994- نسخه جدید استاندارد PMBOK منتشر شد – 64 صفحه، 8 حوزه دانش
• 1996 – ویرایش اول استاندارد PMBOK منتشر شد – 176 صفحه، 9 حوزه دانش و 37 فرآیند (نسخه‌های قبل از سال 1996 شامل مدیریت یکپارچگی نبود)
• 2000 – ویرایش دوم استاندارد PMBOK منتشر شد. 211 صفحه، 9 حوزه دانش و 39 فرآیند
• 2004 – ویرایش سوم استاندارد PMBOK منتشر شد. 390 صفحه، 44 فرآیند، (در آگوست 2005 آزمون PMP تغییر کرده و بر اساس ویرایش سوم آزمون PMP خیلی سخت‌تر شد. PMI نمره قبولی را به 61% کاهش می‌دهد تا سختی آزمون را تعدیل نماید)
• 2008- ویرایش چهارم استاندارد PMBOK منتشر شد. 467 صفحه، 42 فرآیند (در آگوست 2009 آزمون PMP تغییر و بر مبنای ویرایش چهارم شد)
• 2012- ویرایش پنجم استاندارد PMBOK منتشر شد. 589 صفحه، 47 فرآیند (در آگوست 2013 آزمون تغییر کرد و بر مبنای ویرایش پنجم شد)
• 2017- ویرایش ششم استاندارد PMBOK منتشر شد. 756 صفحه، 49 فرآیند ( در مارس 2018 آزمون تغییر کرد و بر مبنای ویرایش ششم شد.)

پروژه چیست؟

طبق استاندارد مدیریت پروژه PMBOK ، پروژه یک تلاش موقتی است که برای ایجاد یک محصول، خدمت یا نتیجه منحصربه‌فرد انجام می‌شود.

• یک پروژه موقتی است به دلیل اینکه زمان شروع و پایان مشخص و بنابراین محدوده و منابع تعریف‌شده دارد.
• یک پروژه منحصربه‌فرد است به دلیل اینکه یک عملیات تکراری و روتین نیست بلکه مجموعه خاصی از فعالیت‌هاست که برای دستیابی به یک هدف واحد طراحی شده است؛ بنابراین معمولاً تیم پروژه شامل افرادی است که همیشه باهم کار نمی‌کنند. گاهی اوقات از سازمان‌های مختلف و از مکان‌های جغرافیایی متفاوت هستند.

مدیریت پروژه چیست؟

مدیریت پروژه نظمی از شروع، برنامه‌ریزی، اجرا، کنترل و خاتمه کار تیم برای دستیابی به اهداف خاص و برآورده شدن معیارهای موفقیت مشخص است. مدیریت پروژه به کار بردن دانش، مهارت‌ها، ابزارها و تکنیک‌ها در ارتباط با فعالیت‌های پروژه برای برآورده شدن الزامات پروژه است.

پروژه یک تلاش منحصربه‌فرد برای دستیابی به اهداف برنامه‌ریزی‌شده است که می‌تواند با عناوین خروجی (Outputs)، نتایج (Outcomes) یا مزایا (Benefits) تعریف شود.

یک پروژه موفق تلقی می‌شود درصورتی‌که دریک بودجه و بازه زمانی توافق شده به اهداف خود مطابق معیارهای پذیرش دست یابد.

مدیریت در مقابل مدیریت پروژه

یک عامل کلیدی که مدیریت پروژه را از مدیریت متمایز می‌کند این است که مدیریت پروژه دارای یک محصول نهایی و یک بازه زمانی محدود است برخلاف مدیریت که یک فرآیند مداوم و پیوسته است. به همین دلیل حرفه مدیریت پروژه نیاز به طیف گسترده‌ای از مهارت‌ها دارد. مهارت‌های فنی، مدیریت افراد و آگاهی از کسب‌وکار و …

چرا استاندارد مدیریت پروژه PMBOK؟

استاندارد PMBOK به‌عنوان استاندارد استفاده‌شده در آزمون PMP است. گواهینامه PMP بر مبنای بررسی بهترین شیوه‌های بسیاری از شرکت‌ها است. مزایای استفاده از مدیران پروژه دارای گواهینامه PMP این است که این افراد آموزش‌دیده هستند. استاندارد مدیریت پروژه PMBOK هم برای شرکت‌ها و هم برای کارکنان ارزشمند است.

استاندارد مدیریت پروژه PMBOK به دلایل زیادی ارزشمند است که در اینجا به 3 مورد اشاره می‌کنیم:

• اولین دلیل ارزشمندی استاندارد PMBOK این است که به شرکت‌ها امکان می‌دهد تا شیوه‌ها را در همه بخش‌ها استانداردسازی کنند.
• دوم PMBOK می‌تواند به مدیران پروژه کمک کند تا با یک سیستم استاندارد در شرکت‌ها همکاری کنند. فردی که در شرکت X کار می‌کند، وقتی‌که به شرکت Y می‌رود می‌تواند از همان شیوه‌ها استفاده کند.
• سوم PMBOK در مورد آنچه مؤثر است و کار می‌کند بحث می‌کند. روش‌های مستند شده در استاندارد مدیریت پروژه PMBOK می‌تواند به افرادی که از چگونگی انجام مدیریت پروژه مطمئن نیستند کمک کند. استاندارد PMBOK همچنین در مورد آنچه مؤثر نیست و کار نمی‌کند نیز بحث می‌کند؛ و این از شکست و عدم موفقیت پروژه‌ها جلوگیری خواهد کرد.

سرانجام مدیران پروژه که با استاندارد مدیریت پروژه PMBOK آشنا هستند می‌توانند فرآیندهای مدیریت پروژه را متناسب با نیازهای شرکت خود تنظیم کنند (Tailoring). «برای نقض قوانین ابتدا باید قوانین را بدانید». هنگامی‌که مدیران پروژه زمانی را برای یادگیری قوانین مدیریت پروژه PMBOK سرمایه‌گذاری می‌کنند آن‌ها همچنین در حال یادگیری اینکه کجا و چگونه می‌توانند قوانین را نقض کنند هستند.

ساختار استاندارد مدیریت پروژه PMBOK

مدیریت پروژه به‌سرعت در حال رشد و گسترش در سراسر جهان است و اکنون در سطح جهان به‌عنوان یک شایستگی، یک مسیر شغلی و یک موضوع برای آموزش و تحصیل دیده می‌شود. چارچوب استاندارد مدیریت پروژه PMBOK از 5 گروه فرآیندی (Process groups)،10 حوزه دانش (Knowledge Areas) و 47 فرآیند (process) تشکیل‌شده است.

5 گروه فرآیندی PMBOK

آغازین (Initiating)

گروه فرآیندی آغازین (Initiating Process groups) شامل فرآیندها، فعالیت‌ها و مهارت‌های لازم برای اثربخشی شروع پروژه است.

تعیین کلیه مجوزها، تأییدها و دستورالعمل‌های اولیه کار برای پیشرفت مؤثر و منطقی فعالیت‌های آغازین پروژه، پایه‌ای را برای موفقیت در تمام فازهای بعدی پروژه ایجاد می‌کند. تعیین فازهای واضح برای تکمیل کار و تعیین بودجه قبل از شروع کار برای شروع قدرتمند پروژه در هر صنعتی ضروری است.

فعالیت‌های معمول که باید در گروه فرآیندی آغازین انجام شود:

• طبق استاندارد مدیریت پروژه PMBOK فرآیندهای آغازین به تعیین یک چشم‌انداز از چیزی که باید انجام بشود کمک می‌کند.
• این جایی است که شروع پروژه به‌طور رسمی توسط حامی پروژه تأیید می‌شود، محدوده اولیه پروژه تعیین می‌گردد و ذینفعان پروژه شناسایی می‌شود.
• شناسایی ذینفعان در اینجا بسیار مهم است زیرا شناسایی صحیح (و متعاقباً مدیریت و کنترل) ذینفعان به معنای واقعی کلمه می‌تواند پروژه را بسازد یا خراب کند.

همچنین باید به نکات زیر توجه داشته باشیم:

• این گروه فرآیندی به‌گونه‌ای انجام می‌شود که پروژه‌ها و طرح‌ها با اهداف استراتژیک سازمانی هم‌راستا می‌شوند.
• اگر این گروه فرآیندی انجام نشود ممکن است پروژه بدون هدف مشخص شروع شود.
• همچنین لازم به ذکر است که مدیر پروژه در ابتدای این فاز انتخاب و تفویض اختیار می‌گردد.
• انتخاب و تفویض اختیار مدیر پروژه در ابتدای پروژه بسیار مهم است چون مدیران پروژه پاسخگو هستند ولی اغلب اختیارات کمی دارند.

برنامه‌ریزی (Planning)

گروه فرآیندی برنامه‌ریزی (Planning process group) فرآیندهای موردنیاز برای تعیین محدوده پروژه را تعریف می‌کند، برنامه‌های استراتژیک را مشخص می‌کند.

این گروه فرآیندی همچنین به توضیح دقیق‌تری در مورد اهداف و انتظارات پروژه می‌پردازد و زیرساخت‌های موردنیاز پروژه برای دستیابی به آن اهداف را با توجه به محدودیت‌های زمانبندی و بودجه ایجاد می‌کند.

فعالیت‌های معمول که باید در گروه فرآیندی برنامه‌ریزی انجام شود:

• یک عنصر مهم برنامه‌ریزی تعیین دقیق محدوده کل پروژه است. شاید به نظر برسد این کار در گروه آغازین انجام شد ولی محدوده (به همراه ریسک‌ها، مایلستون های کلان و بودجه کلی) در آنجا به‌صورت خیلی کلی تعریف شد.
• در گروه برنامه‌ریزی، فرآیند برنامه‌ریزی به‌صورت تکراری و جزئی با عنوان تکامل تدریجی (Progress Elaboration) انجام‌شده و اسناد پروژه به‌صورت خیلی دقیق‌تر و جزئی‌تر تهیه می‌شود.
• در استاندارد مدیریت پروژه PMBOK، 24 فرآیند مجزا که مربوط به برنامه‌ریزی می‌باشند تعریف شده است.

اجرایی (Executing)

گروه فرآیندی اجرایی (Executing Process Group) شامل مدیریت تیم‌ها به‌طور مؤثر جهت تحقق اهداف و انتظارت طبق زمانبندی است.

فعالیت‌های معمول که باید در این گروه فرآیندی انجام شود:

• مدیر پروژه باید تیم را جذب و مدیریت کند؛ و همچنین با انجام تمرین‌های تیم سازی آن را پروش و توسعه دهد.
• مدیر پروژه نه‌تنها مدیریت ارتباطات بلکه مدیریت مشارکت ذینفعان و اطمینان از کیفیت پروژه و محصول را نیز بر عهده دارد.
•  اگر پروژه دارای تدارکات است، عقد قرارداد با تأمین‌کننده را پشتیبانی خواهد کرد.

توجه داشته باشید که:

در فاز اجرا بیشتر بودجه هزینه می‌شود و تحویل دادنی‌های پروژه نیز ساخته می‌شود. جایی است که احتمالاً درخواست‌های تغییر ذینفعان را مشاهده می‌کنیم. فقط کمیته کنترل تغییرات می‌تواند تغییرات را تأیید یا رد کند و تیم پروژه می‌تواند تغییرات تأییدشده را اجرا کند.

نظارت و کنترل (Monitoring & Controlling)

بررسی درخواست‌های تغییر، پایش بودجه و کاهش شرایط پیش‌بینی‌نشده‌ای که بر توانایی تیم پروژه در تحقق انتظارات اولیه پروژه اثر می‌گذارد، همه بخشی از مهارت‌ها و شایستگی‌های گروه فرآیندی نظارت و کنترل است.

درحالی‌که سایر گروه‌های فرآیندی تقریباً متوالی انجام می‌گیرد، نظارت و کنترل بر روی کل پروژه انجام‌شده و بنابراین در سراسر پروژه اتفاق می‌افتد و متوالی نیست.

فعالیت‌های معمول که باید در این گروه فرآیندی انجام شود:

• شناسایی حوزه‌هایی که نیاز به تغییر در برنامه دارد.
• آغاز تغییرات مربوطه (حقیقت این است که شما نمی‌توانید فرض کنید که همیشه مطابق برنامه خواهید بود، درواقع احتمالاً شما با تغییراتی مواجه خواهید شد)
• در این گروه فرآیندی شما اغلب نیاز به بازگشت به برنامه دارید، جایی که برنامه را با واقعی‌ها مقایسه می‌کنید، انحراف‌ها را اندازه‌گیری می‌کنید و اقدام اصلاحی را انجام می‌دهید.

خاتمه (Closing)

بزرگ‌ترین چالش این گروه فرآیندی خاتمه موفقیت‌آمیز پروژه است و این به معنای تکمیل به‌موقع و مطابق بودجه پروژه است.

نکته مهم این است ازآنجاکه اجرای این گروه فرآیندی لزوماً آسان نیست، عدم انجام آن بدین معنی است که تیم پروژه ممکن است همه مزایای پروژه‌های بسیار استراتژیک خود را محقق ننماید.

فعالیت‌های معمول که باید در این گروه فرآیندی انجام شود:

• نه‌تنها پروژه را به‌طور رسمی خاتمه می‌دهد بلکه تأیید و پذیرش مشتری را نیز اخذ می‌نماید.
• مدیر پروژه باید خاتمه پروژه را به‌طور رسمی با بایگانی سوابق، برگزاری جلسه درس آموخته، انجام پرداخت‌های نهایی، خاتمه قراردادها و انفصال اعضای تیم از پروژه انجام دهد.
• درس آموخته‌های پروژه به همراه سوابق باید بایگانی شوند تا از آن‌ها به‌عنوان ورودی در پروژه‌های آتی استفاده شود و نیاز نباشد چرخ را دوباره اختراع کنند.

10 حوزه دانش مدیریت پروژه (Knowledge Areas)

یکپارچگی (Integration)

 اولین حوزه که در استاندارد مدیریت پروژه PMBOK به آن پرداخته‌شده است. این حوزه در مورد جمع‌آوری و یکپارچه‌سازی همه چیزهای دیگر است به‌طوری‌که مدیریت پروژه را به‌صورت منسجم انجام دهید نه به‌صورت بخش‌های فرآیندی مجزا.

محدوده (Scope)

راهی است برای تعریف آنچه پروژه شما تحویل می‌دهد. مدیریت محدوده برای این است که اطمینان حاصل کنیم برای همه شفاف است که این پروژه برای چیست و چه مواردی را شامل می‌شود. این حوزه دانش جمع‌آوری الزامات و تهیه ساختار شکست کار (WBS) را شامل می‌شود.

زمانبندی (Scheduling)

در مورد این است که چگونه زمانی را که افراد در پروژه می‌گذرانند مدیریت می‌کنید و کل پروژه چقدر طول خواهد کشید. این حوزه دانش به شما کمک می‌کند تا فعالیت‌های پروژه، توالی فعالیت‌ها و مدت‌زمان انجام آن‌ها را درک کنید.

هزینه (Cost)

در مورد مدیریت منابع مالی پروژه است. بزرگ‌ترین فعالیت در این حوزه آماده‌سازی بودجه تکمیل پروژه است. این شامل تعیین میزان هزینه هر کار و سپس پیش‌بینی بودجه تکمیل کل پروژه است.

کیفیت (Quality)

جایی است که شما فعالیت‌های کنترل کیفیت و مدیریت کیفیت پروژه خود را تنظیم می‌کنید تا اطمینان داشته باشید که نتایج انتظارات مشتریان را برآورده خواهد نمود.

منابع (Resource)

ابتدا باید بدانید چه منابعی را برای تکمیل پروژه خود نیاز دارید، سپس منابع را جذب نمایید. سپس همه‌چیز در مورد مدیریت افراد تیم ازجمله افزایش مهارت‌های آن‌ها جهت انجام کار در صورت نیاز است.

ارتباطات (Communication)

ازآنجاکه بیش از 90% زمان مدیر پروژه در ارتباطات صرف می‌شود، مدیر پروژه برنامه ارتباطات پروژه را تنظیم و بر ارتباطات ورودی و خروجی نظارت می‌کند.

ریسک (Risk)

این شامل شناسایی ریسک‌ها و درک چگونگی ارزیابی ریسک‌ها در پروژه که شامل نحوه انجام ارزیابی‌های کیفی و کمی ریسک است. مدیریت ریسک یک فعالیت یک‌باره نیست بلکه شامل شناسایی و کنترل ریسک‌های پروژه در سراسر چرخه حیات پروژه است.

تدارکات (Procurement)

این حوزه از همه کارهای تدارکات و تأمین پشتیبانی می‌کند. از برنامه‌ریزی آنچه باید بخرید تا فرآیند مناقصه و خرید و مدیریت کارهای تأمین‌کننده و خاتمه قراردادها هنگامی‌که پروژه به اتمام می‌رسد.

ذینفعان (Stakeholders)

این یکی از مهم‌ترین حوزه‌ها است. از شناسایی ذینفعان گرفته تا درک نقش و نیازهای آن‌ها در پروژه و اطمینان از برآورده شدن آن‌ها است.

47 فرآیند استاندارد مدیریت پروژه PMBOK

استانداردسازی فرآیندها در قلب همه برنامه‌ها و مدل‌های کسب‌وکار است. استاندارد مدیریت پروژه PMBOK،47 فرآیند را در قالب 5 گروه فرآیندی و 10 حوزه دانش ارائه کرده است.