مدیریت ریسک پروژه

مدیریت ریسک پروژه فرایندی است که در آن هر ریسکی که ممکن است در طول پروژه ظاهر شود، شناسایی و تجزیه‌وتحلیل شده و به آن پاسخ داده می‌شود. این فرایند باعث می‌شود پروژه از مسیر اصلی خود خارج نشود و به هدف نهایی خود برسد.

وقتی تازه پروژه جدیدی را شروع می‌کنید، باید همان ابتدا خطاها و مشکلاتی که ممکن است در طی مسیر به وجود بیایند را بررسی کنید. شاید ابتدا فکر کنید که این‌طور منفی‌بافی ضرورتی ندارد، اما مدیر پروژه‌های واقع‌گرا می‌دانند که این خطاها امکان دارد به وجود بیاید و قابل‌پیشگیری هستند.

 به‌هرحال، مشکلات خودبه‌خود اتفاق می‌افتند و شما باید راهبردی مناسب بیابید که ریسک‌های پروژه شما را مدیریت کند و آن‌ها را به حداقل برساند.

اما چطور می‌توانید مشکلی را حل کنید که هنوز وجود ندارد؟ ظاهراً تناقضی فلسفی در این مسئله جای دارد، اما نگران نباشید. می‌توانید با انجام چند مرحله عملی، برای حل مسئله خود اقدام کنید.

در این مقاله می‌خواهیم راهبردهایی را به شما معرفی کنیم تا با استفاده از آن‌ها بتوانید ریسک‌های احتمالی را زیر نظر داشته باشید و سریعاً شناسایی‌شان کنید.

مدیریت ریسک پروژه چیست؟

منفعلانه عمل کردن برای مدیریت ریسک مناسب نیست و باید آن را بخشی از فرآیند برنامه‌ریزی خود قرار دهید تا بتوانید احتمال وقوع ریسک را بسنجید و راه کنترلش را بیابید.

ریسک می‌تواند هر چیزی باشد که بر روی زمان‌بندی، عملکرد یا بودجه مالی پروژه شما تأثیر بگذارد. این ریسک‌ها بالقوه هستند و اگر در پروژه تحقق یابند، ازآن‌پس آن را مسئله یا مشکل (Issue) می‌نامیم که باید هر چه سریع‌تر به آن رسیدگی شود.

پس به‌طور خلاصه، مدیریت ریسک پروژه فرایند تشخیص، طبقه‌بندی، اولویت‌بندی و برنامه‌ریزی ریسک‌هایی است که هنوز شکل یک مسئله نیافته‌اند.

مدیریت ریسک می‌تواند در انواع پروژه‌های مختلف، ویژگی‌های مختلفی نیز در برداشته باشد. شاید برای مدیریت ریسک در پروژه‌های بزرگ، بهتر باشد که برای هر ریسک برنامه‌ریزی مفصل و پر جزئیاتی انجام دهید. بدین ترتیب مطمئن می‌شوید که اگر ریسک‌ها وقوع یافتند، راهبردهای از پیش تعیین‌شده شما آن‌ها را بی‌اثر می‌کنند. برای پروژه‌های کوچک‌تر می‌توانید یک اولویت‌بندی ساده برای ریسک‌های بالا، متوسط و پایین انجام دهید.

چطور ریسک‌ها را مدیریت کنیم؟

برای شروع مدیریت ریسک، ابتدا لازم است که پروژه‌ای که می‌خواهید تحویل دهید را به‌طور واضح و دقیق شرح دهید.

به بیانی دیگر، باید چشم‌انداز، هدف، محدوده و محصول پروژه خود را به‌طور مفصل بنویسید. از این طریق ریسک‌های احتمالی هر مرحله از پروژه شناسایی می‌شوند. پس‌ازآن، اعضای تیم پروژه را دعوت می‌کنید تا در رسیدگی به همه این ریسک‌ها با شما مشارکت داشته باشند.

از همکاری با تیم خود در حل‌وفصل کردن این ریسک‌ها ابایی نداشته باشید. بسیاری از مدیر پروژه‌ها، اطلاعات پروژه را برای اعضای تیم می‌فرستند و از آن‌ها می‌خواهند که نظراتشان را درباره خطاها و مشکلات احتمالی پروژه بفرستند. اما بهترین راه برای موقعیت‌یابی این ریسک‌ها آن است که تمام اعضای تیم پروژه را در یک اتاق دورهم جمع کنید و جلسه‌ای مختص شناسایی ریسک برگزار کنید.

سپس ریسک‌های مشخص‌شده را باید جایی ثبت کنید. الگوی پایش ریسک به شما کمک می‌کند تا سطح ریسک‌ها را اولویت‌بندی کنید. سپس یک برنامه مدیریت ریسک پروژه بچینید تا اثرات مثبت و منفی وارد بر پروژه و چگونگی رسیدگی به آن‌ها را ثبت کنید.

 شاید بهتر باشد جلسه‌های منظمی در حین انجام پروژه برگزار کنید تا بهینه‌تر بتوانید ریسک‌ها را مدیریت کنید. باید هر چه زودتر شفاف‌سازی لازم را انجام دهید.

ریسک مثبت چیست؟

تمام ریسک‌ها خاستگاه یکسانی ندارند. ریسک‌ها می‌توانند مثبت یا منفی باشند، اما اکثر مردم تصور می‌کنند که ریسک‌ها اساساً منفی هستند. ریسک منفی به چیز ناخواسته‌ای دلالت دارد که می‌تواند خسارت جبران‌ناپذیری بر پروژه وارد کند و ریسک‌های مثبت فرصت‌های مطلوبی هستند که در روند پروژه مفید واقع می‌شوند.

ریسک‌های منفی به همراه ریسک‌های مثبت باید در برنامه مدیریت ریسک پروژه شما جای بگیرند، ولی روش برخورد با هرکدام متفاوت است. ریسک‌های منفی باید کنترل و حساب‌رسی شوند تا بتوان اثر آن‌ها را خنثی کرد، اما ریسک‌های مثبت را طوری مدیریت می‌کنیم تا بیشترین بهره‌برداری را از آن‌ها داشته باشیم.

چگونه به ریسک مثبت پاسخ دهیم

باید راهبردها و سازوکارهای مناسبی در اختیار داشته باشید تا بتوانید منافعی که ریشه آن در ریسک مثبت است را محقق کنید. از سه نکته زیر به‌عنوان راهنما استفاده کنید:

1. لازم است ابتدا به این بیندیشید که آیا می‌توانید از ریسک بهره‌برداری کنید یا خیر. یعنی راه‌هایی پیدا کنید که احتمال وقوع این ریسک را بالا ببرد.
2. سپس ریسک را به اشتراک بگذارید. بعضی وقت‌ها به‌تنهایی امکانات لازم را ندارید تا کمال استفاده از ریسک را ببرید و با مشارکت دیگران می‌توانید فرصت به دست آوردن بیشترین نتایج مثبت ریسک را بالا ببرید.
3. و در آخر، گاهی کاری از دستتان برنمی‌آید و بهتر است هیچ کاری انجام ندهید. هیچ کاری! می‌توانید چنین واکنشی را در مقابل ریسک منفی هم نشان دهید. وقتی با ریسک خاصی در پروژه روبه‌رو می‌شود، شاید بهترین کار آن باشد که هیچ کاری برایش نکنید.

مدیریت ریسک در سراسر سازمان

اگر از همان ابتدا، مراحل انجام مدیریت ریسک را در فرهنگ سازمان خود دخیل کنید و مجموعه الگوها و ابزار یکپارچه‌ای طراحی کنید، هزینه‌های جاری در طی زمان کاهش می‌یابند. بدین طریق هرگاه که پروژه جدیدی را آغاز می‌کنید، دیگر لازم نیست از صفر شروع کنید.

سوابق سازمان و داده‌های تاریخی ذخیره‌ای از دانش هستند که به کمک شما می‌آیند تا در حین رویارویی با یک ریسک در پروژه‌ای جدید از تجارب گذشته بیاموزید. با ارتقای سازمان خود بهتر می‌توانید برنامه‌ریزی کنید، تصمیم بگیرید و راهبردها و سیاست‌های بهتری ایجاد کنید.

شش مرحله در فرآیند مدیریت ریسک پروژه

خب، حالا چطور می‌خواهید از پس مدیریت ریسک پروژه که به‌ظاهر گیج‌کننده است، بربیایید؟ باید یک برنامه مدیریت ریسک ایجاد کنید. همه‌چیز به این فرآیند بستگی دارد. با دنبال کردن شش مرحله زیر بر اساس استاندارد مدیریت پروژه PMBOK ، می‌توانید ضرر ریسک را به سود مبدل سازید.

1. شناسایی ریسک

اگر ریسک را نشناسید نمی‌توانید حل‌وفصلش کنید. راه‌های بسیار زیادی برای شناسایی ریسک وجود دارد. همان‌طور که در این مرحله پیش می‌روید، اطلاعات ریسک را جمع‌آوری و در سند ثبت ریسک (risk register) ثبت کنید.

راه دیگر آن است که با هم‌تیمی‌ها، همکاران و ذینفعان هم‌اندیشی کنید و جلسات طوفان فکری در خصوص مدیریت ریسک پروژه و شناسایی ریسک ها تشکیل دهید.

افرادی را پیدا کنید که در این زمینه باتجربه‌اند و با آن‌ها مصاحبه کنید تا بتوانید اطلاعاتی که نیاز دارید را گردآوری کنید و درنتیجه آن، ریسک‌ها را شناسایی کنید. تمام مشکلات احتمالی را در نظر بگیرید و آن‌ها را یادداشت کنید. همین کار را با اطلاعات قدیمی پروژه‌های گذشته انجام دهید. حالا فهرست ریسک‌های بالقوه شما ارتقا یافته است.

از این بابت مطمئن شوید که ریسک ریشه در علت مسئله دارد. به‌طور کلی‌تر، ریشه علت را واکاوی دقیق کنید تا ببینید ریسک‌ها همان‌هایی هستند که بر پروژه شما تأثیر می‌گذارد و نیاز به شناسایی دارد.

همچنین موقعیت‌های نامحتملی که فرض می‌کنید رخ نمی‌دهند را از فهرست حذف کنید. یاد داشته باشید که نباید خودسر عمل کنید و طبق دستورالعمل باید ریسک‌ها را از غیر ریسک‌ها تمییز دهید.

2. تجزیه‌وتحلیل ریسک

تجزیه‌وتحلیل ریسک مشکل است. هیچ‌وقت اطلاعات در دسترس شما کافی نیستند. بیشتر این اطلاعات پیچیده هستند اما اغلب صنایع تجاربی (best Practice) دارند که می‌تواند در تجزیه‌وتحلیل به شما کمک کند. خوشحال خواهید شد که اگر بفهمید شرکتی که در آن کار می‌کنید بستری برای این فرایند ایجاد کرده است.

پس‌ازآنکه ریسک پروژه را ارزیابی کردید، می‌توانید تأثیرات متعدد ریسک را شناسایی و پیشگیری کنید. همچنین به‌وسیله این ارزیابی، احتمال رویارویی شما با ریسک و تأثیر ناشی از ریسک کاهش می‌یابد.

خب، حالا چطور ریسک پروژه را تجزیه‌وتحلیل کنیم؟ از طریق ارزیابی کیفی و کمّی ریسک، می‌توانیم بسنجیم که ریسک چه تأثیری بر برنامه‌ریزی و بودجه ما می‌گذارد.

3. اولویت‌بندی ریسک

همه ریسک‌ها یکسان نیستند. اول باید ریسک را ارزشیابی کنید تا بدانید که در صورت وقوع ریسک، چه منابعی را باید برای رفع آن جمع‌آوری کنید.

شاید فهرست بلندبالای ریسک‌ها برایتان اضطراب‌آور باشد، اما می‌توانید با طبقه‌بندی ریسک‌ها در سه دسته بالا، متوسط و پایین، به‌سادگی از عهده این کار بربیایید. حالا که به درک درستی از ریسک‌ها دست‌یافته‌اید، می‌توانید برای رسیدگی به این ریسک‌ها برنامه‌ریزی کنید.

به برخی از ریسک‌ها باید بلافاصله توجه شود. این‌ها همان ریسک‌هایی هستند که می‌توانند پروژه شمارا تا مرز نابودی بکشانند. در برابر این ریسک‌ها نباید کوتاه بیایید.

 بقیه ریسک‌ها هم مهم هستند ولی شاید برای موفقیت پروژه شما تهدید جدی حساب نشوند. می‌توانید بر همین اساس عمل کنید. این‌ها ریسک‌هایی هستند که اثری کم یا خنثی بر روی زمانبندی یا بودجه پروژه می‌گذارند. شاید بعضی از این ریسک‌هایی که اولویت پایینی دارند اهمیت داشته باشند، ولی آن‌قدر اهمیت ندارند که وقتتان را صرف آن‌ها کنید.

4. تعیین مالک ریسک

اگر مسئولیت نظارت بر ریسک را بر کسی واگذار نکنید، تمام زحماتی که برای شناسایی و ارزیابی ریسک کشیده‌اید بیهوده تلقی می‌شوند. درواقع این کاری است که شما باید حین فهرست کردن ریسک‌ها انجام دهید. اکنون از خود می‌پرسیم این شخصی که قرار است مسئولیت تشخیص زمان وقوع ریسک را به عهده بگیرد و اقدامات لازم را برای رفع آن انجام دهد، کیست؟

این به انتخاب خود شما بستگی دارد. ممکن است این فرد یکی از اعضای تیم باشد که تخصص و تجربه بیشتری در ریسک دارد. مسئولیت رفع ریسک بر عهده همین فرد خواهد بود.

 یا اینکه می‌توانید فرد دیگری را به‌دلخواه برگزینید. البته بهتر است که این وظیفه را به یک فرد ماهر محول کنید، ولی حتماً هم‌زمان اطمینان خاطر پیدا کنید که مسئولیت هر ریسک به یک شخص واگذار شده باشد.

فکرش را بکنید؛ اگر مراقبت از ریسک‌ها را به دیگران نسپارید و در همان دقیقه نود که ریسک رخ داده بخواهید آن را رفع کنید، در حقیقت دارید ریسک‌های بیشتری را برای خود ایجاد می‌کنید. شناسایی ریسک به‌تنهایی کافی نیست و اگر کنترل پروژه انجام نگیرد، نمی‌توان از پروژه محافظت کرد و مدیریت ریسک پروژه ناقص خواهد بود.

5. پاسخ به ریسک

حالا وقتش رسیده که دست‌به‌کار شوید. شما ریسک را یافته‌اید و قرار است بر تمام برنامه‌ریزی‌های ریسک که انجام داده‌اید جامه عمل بپوشانید. اول باید بدانید که ریسک مربوطه مثبت است یا منفی. آیا می‌توانید برای موفقیت پروژه از آن بهره‌برداری کنید یا نه.

باید برای هر ریسک عمده‌ای (Major Risk) که شناسایی کرده‌اید باید راهی بیابید تا آن را کاهش دهید. سپس راهکاری پیشگیرانه ایجاد کنید و برنامه احتیاطی (Contingency Plan) برای مواقع اضطراری طراحی می‌کنید. بعدازآن اقدام بر روی ریسک‌ها با توجه به اولویتی که دارند صورت می‌گیرد. با همکاری مالک ریسک تصمیم بگیرید که کدام برنامه‌ها را برای رفع ریسک اجرا کنید.

6. پایش ریسک

اگر از همان ابتدا روند رشد ریسک را پیگیری نکنید، نمی‌توانید کاری برای رفعش انجام دهید. اینجاست که بحث پایش به میان باز می‌شود. کسی که مسئول ریسک است، وظیفه دارد بر سیرِ حرکت ریسک نظارت کند. اما شما هم باید بروز باشید و تصویر درستی از روند کلی پروژه داشته باشید تا بتوانید ریسک‌های جدید را شناسایی و پایش کنید.

شاید بهتر باشد چندین جلسه برای مدیریت ریسک‌ها برپا کنید.

هر تصمیمی که می‌گیرید، یادتان بماند که چیزی را برای گفتن از قلم نیندازید و شفاف باشید. بهتر است همه اعضای پروژه از جریان موضوع باخبر باشند تا بدانند که با چه ریسکی روبه‌رو هستند و درنتیجه کمک بهتری به کنترل وضعیت کنند.

تحلیل و مدیریت ریسک برای مدیریت اثربخش پروژه

مدیران طرح، نوکیا زیمنس نتورکس

قرار است در ادامه این مطلب یکی از شیوه‌های هدفمند مدیریت ریسک پروژه که شرکت نوکیا زیمنس نتورکس آن را به اجرا درآورده بود را به شما معرفی کنیم.

 با استفاده از این شیوه می‌توانید از شرایط بحرانی پیشگیری کنید و تجارب ناشی از خطاهای گذشته را در این فرایند درآمیزید. شناسایی و مدیریت مؤثر و سریع ریسک می‌تواند دستاوردهای نهایی پروژه را تضمین کند و درنتیجه هزینه‌های دوباره‌کاری کاهش می‌یابند.

مقدمه

تمام اعضای تیم پروژه، ریسک‌های گوناگون را شناسایی و کنترل می‌کنند. اما اگر چهارچوب هدفمندی برای مدیریت ریسک قرار ندهید، زحمات تیم به هدر خواهد رفت و مشکلات زیر رخ خواهند داد:

1. ارزیابی ناقص تأثیر (Impact) که می‌تواند منجر به از بین رفتن موارد زیر می‌شود:
   • دانش تأثیر کلی بر اهداف پروژه: مانند محدوده، زمان، هزینه و کیفیت
   • شناسایی ریسک‌های فرعی یا جدید که از ریسک‌های از قبل شناسایی‌شده نشئت می‌گیرند.
2. روشن نبودن مسئله و ایجاد شکاف در روابط تیمی

بنابراین، داشتن یک چهارچوب مؤثر مدیریت ریسک برای هر نوع سازمان‌دهی پروژه حائز اهمیت است. انجام چنین عملی در فرهنگ اعضای تیم پروژه، موارد زیر را تضمین می‌کند:

1. شناسایی و مدیریت آگاهانه و متمرکز ریسک
2. پروژه به شکل مطلوب پیشرفت می‌کند؛ انحرافات و ریسک‌های پروژه به حداقل خود می‌رسند و همه‌چیز در راستای اهداف سازمانی پیش می‌رود.
3. تبادل سریع و مؤثر مسائل پروژه (Issue) با سازمان و ذینفعان پروژه

نمایه 1 نشان می‌دهد که مدیریت ریسک پروژه یک فرایند تکرارپذیر است و هرکدام از این وجه‌های مدیریت ریسک باید برنامه‌ریزی شده و در هر مرحله از پروژه دنبال شود:

نمایه 1: فرایند مدیریت ریسک

شرکت نوکیا زیمنس نتورکس نوعی چهارچوب مدیریت ریسک طراحی کرده که راهبردهای زیر را ارائه کرده است:

• شناسایی پیوسته ریسک
• ارزیابی ریسک
• کاهش ریسک
• نظارت و کنترل ریسک
• سنجش کارایی شناسایی ریسک

همچنین این چهارچوب، الگوها و ابزارهای زیر را فراهم می‌سازد:

1. یک ریسک نگار (Risk Register) برای هر پروژه تا ریسک‌ها و خطاهای شناسایی‌شده نظارت شوند.
2. چک‌لیست ریسک (Risk Checklist) که معیاری برای شناسایی ریسک‌ها بر اساس مراحل طول عمر پروژه است.
3. یک مخزن ریسک (Risk Repository) که تمام ریسک‌هایی که تابه‌حال در پروژه شناسایی شده‌اند، در آن ذخیره می‌شوند.

چهارچوب مدیریت ریسک پروژه

برنامه مدیریت ریسک پروژه

چهارچوب سازمان‌دهی شده و لازم‌الاجرا مدیریت ریسک، بازنگری و تنظیم می‌گردد تا برنامه مدیریت ریسک پروژه را در حین شروع پروژه تعیین کند. برنامه مدیریت ریسک شامل راهبردهای زیر می‌گردد:

• فهرستی از ریسک‌های محتمل، منشأ و دسته‌بندی
• ماتریس احتمال و تأثیر ریسک
• کاهش ریسک و برنامه اقدامی (Action Plan)
• برنامه احتیاطی (Contingency Plan)
• آستانه و شاخص‌های ریسک

شناسایی ریسک

ریسک‌ها باید در زودترین زمان ممکن شناسایی شوند، شناسایی ریسک در تمام طول مدت تکمیل پروژه انجام می‌گیرد و در رویدادهای مهم پروژه، تأکید ویژه‌ای بر روی آن می‌شود.

شناسایی ریسک یکی از موضوعات مهم در جلسات منظم وضعیت و مدیریت ریسک پروژه پروژه است. ممکن است اعضای تیم بلافاصله برخی ریسک‌ها را پیدا کنند. دیگر ریسک‌ها به تلاش بیشتری نیاز دارند تا مشخص شوند، اما بازهم قابل پیش‌بینی هستند.

ابزار و واسطه ثبت تمام ریسک‌های شناسایی‌شده در طول پروژه، ریسک نگار (Risk register) است که در پایگاه داده‌های پروژه نگهداری می‌شود.

از ابزارها و راهبردهای پایین استفاده کنید تا بتوانید ریسک‌ها را از راه هدفمندتر و منظم‌تری شناسایی کنید و اطمینان کسب کنید که هیچ ریسک عمده و محتملی نادیده گرفته نمی‌شود.

1. منابع ریسک

منشأ ریسک	توضیحات
مخزن ریسک (Risk repository)	مخزن ریسک یک تاریخچه داده حاوی فهرستی از ریسک‌های شناسایی‌شده از پروژه‌های تکمیل‌شده است. مخازن ریسک می‌توانند بر اساس منشأ ریسک، دسته‌بندی‌ها و پروژه‌ها، به انواع مختلفی محدود شوند.
تحلیل چک‌لیست	چک‌لیست شناسایی ریسک یک پرسشنامه است که به تشخیص کاستی‌ها و ریسک‌های محتمل کمک می‌کند. این پرسشنامه بر اساس تجربه و نوع پروژه ایجاد می‌شود.
قضاوت کارشناسی	در شناسایی ریسک نیز با اعضای باتجربه پروژه، ذینفعان و کارشناسان خبره جلسات طوفان فکری یا مصاحبه می‌شود.
وضعیت پروژه	وضعیت پروژه همان گزارش جلسات، گزارش روند پیشرفت و کیفیت پروژه است. این گزارش‌ها روند فعلی پروژه، مشکلات اخیر و اختلالات را ارائه می‌دهند. با آن‌ها نگرش عمیقی نسبت به پروژه و ریسک‌های محتمل جدید پیدا می‌کنید.

نمایه 2: منابع ریسک

2. دسته‌بندی ریسک

دسته‌بندی ریسک حوزه‌های مختلفی را به‌صورت فهرست نشان می‌دهد که بیشتر در معرض ریسک قرار دارند. بهتر است این دسته‌بندی‌ها استاندارد و سطح بالا باشند و بر اساس نوع پروژه تعمیم داده شوند:

دسته‌بندی ریسک	دسته‌بندی‌های قابل‌تعمیم
فنی	الزامات، فناوری، اینترفیس، عملکرد، کیفیت و…
خارجی	مشتری، قرارداد، بازار، تأمین‌کننده و…
سازمانی	وابستگی‌های پروژه، تدارکات، منابع، بودجه و…
مدیریت پروژه	برنامه‌ریزی، زمان‌بندی، برآورد، کنترل، ارتباطات و…

نمایه 3: دسته‌بندی‌های ریسک استاندارد در فرآیند مدیریت ریسک پروژه که شرکت آن را ارائه می‌کند.

تحلیل ریسک

در تحلیل ریسک، بررسی می‌کنیم که چقدر ممکن است نتایج و اهداف پروژه به خاطر وقوع ریسک تغییر کند. به‌محض اینکه ریسک‌ها شناسایی شوند، آن‌ها را تحلیل می‌کنیم تا اثرات کیفی و کمّی ریسک بر پروژه را بیابیم و درنتیجه درست قدم برمی‌داریم تا این اثرات را به حداقل برسانیم. می‌توان از راهنمای زیر برای تحلیل ریسک استفاده کرد.

3. احتمال وقوع ریسک

1. احتمال بالا: ( x ≤ 100% و80% ≤x )
2. احتمال متوسط رو به بالا: ( x < 80% و 60% ≤x)
3. احتمال متوسط رو به پایین: (x < 60% و 30% ≤x)
4. احتمال پایین: ( x < 30% و 0% <x)

4. تأثیر ریسک

1. بالا- فاجعه‌بار (دسته A -100)
2. متوسط- وخیم (دسته B- 50)
3. متوسط- لب مرز (دسته C- 10)

می‌توان از ماتریس زیر برای دسته‌بندی تأثیر ریسک استفاده کرد::

هدف پروژه	دسته C 10	دسته B 50	دسته A 100
هزینه	افزایش هزینه> 0%	افزایش هزینه 5-10%	افزایش هزینه> 10%
زمان‌بندی	تأخیر کلی زمان‌بندی پروژه> 0 روز	تأخیر کلی زمان‌بندی پروژه> 1 هفته	تأخیر کلی زمان‌بندی پروژه> 2 هفته
محدوده	کاهش بسیار نامحسوس محدوده	بخش جزئی محدوده درگیر شده‌اند.	نواحی زیادی از محدوده درگیر شده‌اند. کاهش دامنه برای کارفرما مقبول نیست.
کیفیت	کاهش بسیار نامحسوس کیفیت	کاهش کیفیت بر عملکرد اصلی پروژه تأثیر نمی‌گذارد.	کارفرما باید کاهش کیفیت را تأیید کند.

نمایه 4. راهنمای دسته‌بندی اثر ریسک

5. میزان ریسک

میزان ریسک یا نمره ریسک کمیتی است که با ضرب کردن تأثیر ریسک در احتمال ریسک که در نمایه 5 نشان داده شده، به دست می‌آید:

		احتمال
4= پایین (x < 30% و 0% <x)	3= متوسط رو به پایین (x < 60% و 30% ≤x)	2= متوسط رو به بالا (x < 80% و 60% ≤x)	1= بالا x ≤ 100% و80% ≤x
(میزان ریسک- معتدل) (30 درجه)	(میزان ریسک- بالا) (60 درجه)	(میزان ریسک- بسیار بالا) (80 درجه)	(میزان ریسک- بسیار بالا) (100 درجه)	A= بالا (درجه 100)	تأثیر
(میزان ریسک- پایین) (15 درجه)	(میزان ریسک- معتدل) (30 درجه)	(میزان ریسک- معتدل) (40 درجه)	(میزان ریسک- بالا) (50 درجه)	B= متوسط (درجه 50)
(میزان ریسک- پایین) (3 درجه)	(میزان ریسک- پایین) (6 درجه)	(میزان ریسک- پایین) (8 درجه)	(میزان ریسک- پایین) (10 درجه)	C= پایین (درجه 10)

نمایه 5: ماتریس احتمال- تأثیر

رنگ‌ها نشانگر فوریت برنامه‌ریزی پاسخ به ریسک هستند.

6. بازه زمانی وقوع ریسک

می‌توان بازه زمانی‌ای که ریسک در آن تأثیر خودش را می‌گذارد را مشخص کرد. این بازه‌ها را در یکی از دسته‌های زیر قرار می‌دهیم:

بازه زمانی	توضیحات
نزدیک	از الآن تا یک ماه دیگر
میانه	2 تا 6 ماه دیگر
دور	از 6 ماه دیگر

نمایه 6: بازه زمانی وقوع ریسک

علاوه بر آنکه ریسک‌ها را بر اساس معیارهای بالا دسته‌بندی می‌کنیم، باید بر طبق ماهیت ریسک، تأثیر ریسک را بر روی هزینه‌ها، زمانبندی، محدوده و کیفیت پروژه به جزئی‌ترین صورت ممکن شرح دهیم.

7. مثال‌های دسته‌بندی ریسک

وقوع ریسک	احتمال	میزان تأثیر	نتیجه
تجهیزات 10 روز دیرتر ارسال می‌گردند که در کل باعث می‌شود انجام پروژه 10 روز به تأخیر بیفتد و برای مشتری اهمیت زیادی ندارد.	100%	B(50)	50
تجهیزات 10 روز دیرتر ارسال می‌گردند که در کل باعث می‌شود انجام پروژه 10 روز به تأخیر بیفتد. مشتری می‌خواهد دقیقاً سروقت پروژه را تحویل بگیرد. توافق شده که بابت هر روز تأخیر در تحویل، جریمه‌ای پرداخت شود.	100%	B(50)	50 اما تحت شرایط خاص می‌تواند به 100 ارتقا یابد.
مشتری آزمایش پذیرش محدوده کار را تأیید نکرده است. با توجه به تجربیات گذشته، احتمال می‌رود که مشتری تعداد آزمایش‌های بیشتری از شما بخواهد و همین موجب به تأخیر افتادن تحویل و پرداختن هزینه‌های اضافی می‌شود.	70%	B(50)، زیرا احتمال 6% افزایش هزینه و 10 روز تأخیر در تحویل پروژه وجود دارد.	40
مشتری نیمی از مشخصات و ویژگی‌های محصول را تأیید کرده است، اما به شرکت می‌گوید نیمه دیگر ازجمله الزامات اضافی به بررسی و بحث بیشتری نیاز دارد. به همین محدوده پایانی پروژه واضح نیست. انتظار می‌رود تغییرات عمده‌ای شکل بگیرند.	80%	A(100)، زیرا احتمال %10 افزایش هزینه و دو هفته تأخیر در تحویل پروژه وجود دارد. انتظار می‌رود تغییرات عمده‌ای در نتایج شکل بگیرد.	100

نمایه 7: مثال‌های دسته‌بندی ریسک

برنامه‌ریزی پاسخ به ریسک

شاید راه‌حل سریعی برای کاهش یا از میان برداشتن تمام ریسک‌های پروژه وجود نداشته باشد. بعضی ریسک‌ها به زمان بیشتری نیاز دارند تا به‌صورت راهبردی کنترل‌شده و کاهش یابند. از همین رو، باید برنامه‌های پاسخ به ریسک انجام شود تا ریسک‌ها تقلیل یابند. برنامه‌های پاسخ به ریسک باید موارد زیر را شامل شود:

• توصیف ریسک به همراه ارزیابی (سنجش) ریسک.
• توضیح اقدامات لازم برای کاهش ریسک
• مسئول یا مالک ریسک
• تاریخ تعهد شده برای اقدام ریسک

تمام برنامه‌های پاسخ به ریسک باید به فردی مشخص واگذار شوند تا وی اقدامات لازم را انجام دهد.

1. برنامه‌های پاسخ به ریسک در مدیریت ریسک پروژه

باید با توافق ذینفعان، پاسخ هر ریسک را در ریسک نگار (Risk Register) ثبت کنیم. مدیر پروژه این فرایند را زیر نظر دارد و مطمئن می‌شود که همه‌چیز درست پیش می‌رود.

برنامه‌های پاسخ به ریسک اهداف زیر را دنبال می‌کنند:

1. از بین بردن (حذف) ریسک
2. پایین آوردن احتمال وقوع ریسک
3. پایین آوردن تأثیر ریسک بر روی اهداف پروژه

معمولاً برنامه‌های پاسخ به ریسک بر روی برنامه زمان‌بندی پروژه و هزینه پروژه تأثیر می‌گذراند. به همین خاطر لازم است زمان و هزینه‌ای که برای پاسخ به ریسک اختصاص داده‌ایم، در دقیق‌ترین حالت ممکن محاسبه شوند. همچنین این امر به ما کمک می‌کند تا از بین گزینه‌های مختلف یک برنامه پاسخ به ریسک را انتخاب کنیم و تعیین می‌کند که آیا برنامه پاسخ به ریسک ما هزینه برتر از خود ریسک بوده یا بیشتر از خودِ ریسک می‌تواند بر روی پروژه تأثیر بگذارد.

پس‌ازآنکه با موفقیت برنامه‌های پاسخ به ریسک را پیاده‌سازی کردیم، نمره ریسک‌ها با مشارکت ذینفعان کاهش می‌یابند.

وقوع ریسک	پاسخ به ریسک
انتظار می‌رود در صورت دیر ارسال شدن تجهیزات، انجام پروژه به تأخیر بیفتد.	موافقت شده که فروشنده تجهیزات در صورت تأخیر در ارسال جریمه‌ای بپردازد. راه‌هایی را پیدا کنید تا زمان کمتری برای مرحله بعد از دریافت این تجهیزات ازجمله نصب و راه‌اندازی آن‌ها صرف شود.با کاهش دادن تعداد آزمایش‌های پذیرش، می‌توانیم مرحله پذیرش را کوتاه‌تر کنیم.
اگر الزامات در مرحله شروع پروژه تعیین نشوند، انتظار می‌رود که زمان، هزینه و محدوده پروژه منحرف شود.	مطمئن شوید که طرفین پروژه موردنظر مشخصات را به‌طور کامل بررسی کرده باشند و همگی تأیید کنند که شرایط کامل و مقدور هستند.به مشتری اطلاع دهید که نظرات خودش را درباره مشخصات حتماً به اشتراک بگذارد و نمونه‌ای که به‌عنوان مبنا در نظر گرفته می‌شود، برای پیشبرد پروژه در اختیارتان بگذارد.از مشتری حق خود را مطالبه کنید.برای مشتری واضح سازید که تمام مشکلات زمانی حل می‌شوند که طرفین در همان ابتدای پروژه، تغییرات احتمالی در زمان‌بندی و هزینه پروژه را بپذیرند.

نمایه 8: مثال‌های پاسخ به ریسک

2. محرک ریسک

باید برای هر ریسک، یک محرک و آغازگر در ریسک نگار (Risk register) ثبت شود. این محرک‌ها علائم هشداری ریسک را شناسایی می‌کنند و نشان می‌دهند که ریسک رخ‌داده یا در حال رخ دادن است. همچنین این‌ها زمان احتمالی وقوع ریسک را مشخص می‌کنند.

مثال:

وقوع ریسک	محرک ریسک
انتظار می‌رود در صورت دیر ارسال شدن تجهیزات، انجام پروژه به تأخیر بیفتد.	در ابتدای پروژه، تاریخ تحویل تجهیزات کاملاً مشخص نیست.
اگر الزامات در مرحله شروع پروژه تعیین نشوند، انتظار می‌رود که زمان، هزینه و محدوده پروژه منحرف شود.	مشخصات تا یک هفته قبل از شروع پروژه برای بررسی مشتری در دسترس نیست.

نمایه 9: مثال‌های محرک ریسک

3. مالکیت ریسک

قانون حکم می‌کند که مسئولیت مدیریت تمام ریسک‌های پروژه بر عهده مدیر پروژه است. طبق این قانون، مالک ریسک که لزوماً مدیر پروژه نیست، باید تعیین شده و نامش در ریسک نگار ثبت شود. مالک ریسک معمولاً شخصی است که نه‌تنها بهتر از هر کس دیگری می‌تواند محرک ریسک را نظارت کند، بلکه تدابیر روشنی را در برابر ریسک‌ها برقرار می‌کند. مالک ریسک وظیفه دارد برای پیش بردن این تدابیر، هرگونه تغییر در وضعیت محرک ریسک را سریعاً گزارش دهد.

مثال‌ها:

وقوع ریسک	مالک ریسک
انتظار می‌رود در صورت دیر ارسال شدن تجهیزات، انجام پروژه به تأخیر بیفتد.	مدیر سفارش فنی و مدیر خدمات
اگر الزامات در مرحله شروع پروژه تعیین نشوند، انتظار می‌رود که زمان، هزینه و محدوده پروژه منحرف شود.	مدیر پروژه
اگر به‌موقع محدودیت‌ها، امکانات و مشکلات شناخته‌شده را به‌موقع با مشتری در میان نگذارید، انجام پروژه به‌صورت کلی به تأخیر می‌افتد.	سرپرست آزمایش سیستم

نمایه 10: مثال‌های صاحب ریسک

پایش و کنترل ریسک در مدیریت ریسک پروژه

پایش و کنترل ریسک شامل موارد زیر می‌گردد:

• شناسایی ریسک‌های جدید و برنامه‌ریزی برای آن‌ها
• پیگیری کردن ریسک‌های موجود تا بررسی کنیم آیا:
  1. ارزیابی مجدد (Reassessment) ریسک لازم است.
  2. شرایط هر یک از ریسک‌ها تغییر کرده است.
  3. پایش بر روی هر ریسکی که ممکن است در طی زمان بحرانی گردد.
  4. حل‌وفصل کردن ریسک‌های باقی‌مانده‌ای که به زمان بیشتر، برنامه‌ریزی و روشی کنترل‌شده نیاز دارند.
• دسته‌بندی مجدد ریسک

باید وضعیت بحرانی ریسک‌هایی را که به‌راحتی نمی‌توان جلوی‌شان را گرفت، در طول زمان با اجرای برنامه‌های پاسخ به ریسک کاهش داد. اگر این‌طور نشد، پس برنامه پاسخ به ریسک شما مؤثر واقع نشده و باید مجدداً آن را بررسی کنید.

• گزارش دهی ریسک

ریسک نگار (Risk register) باید به‌طور منظم به‌روزرسانی شده و اطلاعاتی ازجمله شناسایی ریسک‌ها، برنامه‌های پاسخ به ریسک و وضعیت ریسک را در طول پایش و کنترل ریسک بروز رسانی کند. این ریسک نگار پروژه یک ابزار اصلی برای گزارش ریسک است که در پایگاه اطلاعاتی پروژه در دسترس است و تمام ذینفعان به آن‌ها دسترسی دارند.

پایش و کنترل ریسک یا بررسی ریسک، فرایندی دوره‌ای است که در آن از نتایج گزارش‌های وضعیت پیشرفت پروژه استفاده می‌گردد تا ریسک پایش و کنترل شود. این کار به کمک چندین گزارش وضعیت گوناگون مانند گزارش‌های کیفیت و گزارش‌های پیشرفت و گزارش‌های پیگیری‌های پروژه امکان‌پذیر است.

لازم است در تمام جلسات پروژه راجع به بررسی ریسک‌ها بحث شود، اما این کار می‌تواند در جلساتی مختص به بررسی ریسک‌ها هم انجام شود. این جلسات بررسی ریسک باید به‌طور منظم برگزار شوند. می‌توان تعداد جلسات را بر اساس سطح کلی ریسک پروژه تعیین کرد.

آستانه ریسک

باید ریسک‌ها را اولویت‌بندی کرد تا تمرکز مستقیمی بر روی مهم‌ترین‌ها داشته باشیم. ریسک‌هایی که میزان شدت بالاتری (Risk Exposure) را وارد می‌کنند، اولویت بیشتری هم دارند.

می‌توانیم ریسک‌های شدت پایین را از برنامه کاهش ریسک حذف کنیم، اما شاید لازم باشد بعداً آن را مجدد بررسی کنیم.

توصیه سازمانی آن است که اگر پروژه حداقل یک ریسک “خیلی بالا” یا بیش از سه ریسک “بالا” داشته باشد، باید از مدیران و ذینفعان کمک بگیرید، چراکه ممکن است پروژه در ریسک بالایی از شکست قرار بگیرد. این آستانه پیشنهادی ریسک است. می‌توانید آستانه را بر اساس نیازهای پروژه، مطابقت دهید.

سنجش کارایی ریسک

واحد اندازه‌گیری مدیریت ریسک پروژه

می‌توان با محاسبه واحدهای زیر هنگام اتمام پروژه، کارایی تحلیل و مدیریتِ ریسک پروژه را اندازه‌گیری کرد. نتایج تحلیل‌ها به سازمان‌دهی دوباره تجربیات و آموخته‌های ما کمک می‌کنند.

• تعداد ریسک‌های رخ داده/ تعداد ریسک‌های شناسایی‌شده
• آیا واقعاً تأثیر ریسک به‌اندازه‌ای که انتظارش را داشتیم وخیم بوده است؟
• چه تعداد ریسک تا الآن رخ داده‌اند؟
• مشکلات و خطاهای واقع‌شده در پروژه چه اختلافی با ریسک‌های پیش‌بینی‌شده دارند؟

ممیزی ریسک

این مرحله از تحلیل ریسک، کارشناسانه و مستقل بوده و باعث می‌گردد میزان پیشرفت و اثربخشی مدیریت ریسک افزایش یابد. این مرحله ارزیابی می‌کند که:

• چقدر کارِمان در شناسایی ریسک‌ها خوب است.
• ریسک چقدر فراگیر یا جزئی است.
• اثربخشی کاهش یا برنامه‌های احتیاطی ریسک (Contingency Plans) چقدر بوده است
• رابطه بین ریسک‌های پروژه با ریسک‌های سازمانی

در این نوع تحلیل از هیچ نوع فرایند یا روشی تبعیت نمی‌شود، ولی ممیزی می‌تواند کیفیت شناسایی و تحلیل ریسک را بالا ببرد. به‌علاوه، می‌توانید برای این نوع ممیزی یک تیم تشکیل بدهید تا تجارب خوب مدیریت ریسک پروژه را از میان پروژه‌های مختلف سازمان، شناسایی کنید.

اعضای گروه ممیزی می‌توانند افرادی با حوزه‌های مستقل یا کارشناسان فنی باشند که نقدها و مصاحبات را مستند می‌کنند. اقلام زیر، خروجی‌های اساسی ممیزی ریسک می‌باشند:

• یک چک‌لیست سفارشی‌سازی شده برای ارزیابی ریسک‌های پروژه
• پیدا کردن حوزه‌های مهم تحلیل ریسک پروژه (دسته‌بندی ریسک‌ها)
• ریسک‌های اضافی شناسایی‌شده بر اساس ممیزی‌ها
• 10 ریسک مهم پروژه‌های عمده سازمان که به توجه بیشتر مدیریت نیاز دارند.

جمع‌بندی

مدیریت ریسک کم‌کم به چالش‌برانگیزترین جنبه مدیریت پروژه تبدیل می‌گردد. شاید نتوانیم با قاطعیت آینده را پیش‌بینی کنیم، اما می‌توانیم از روش‌های ساده و بهینه مدیریت ریسک استفاده کنیم تا ریسک‌های پروژه‌ها را پیش‌بینی کنیم و تأثیر یا احتمال وقوع این ریسک‌ها را کاهش دهیم.

مدیریت ریسک نه‌تنها جلوی این شرایط وخیم را می‌گیرد، بلکه به شما کمک می‌کند که از تجربه‌های گذشته خود را درس بگیرید. این امر شانس موفقیت پروژه را بالا می‌برد و از عواقب آن ریسک‌ها می‌کاهد.

قطعاً اینجا پایان مسیر برای یادگیری مدیریت اثربخش ریسک نیست. این نوعی فرایند یادگیری مداوم است که به ما کمک می‌کند مهارت‌های خود را در این فرآیند هر چه بهینه‌تر بالا ببریم.