کنترل پروژه را به‌صورت زیر تعریف می‌کنیم:
عبارت است از جمع‌آوری داده‌ها، مدیریت داده‌ها و فرآیندهای تحلیلی برای پیش‌بینی و تأثیر سازنده بر نتایج زمان و هزینه یک پروژه، از طریق ارسال اطلاعات در فرمت‌ها و قالب‌هایی که به مدیریت و تصمیم‌گیری مؤثر کمک می‌کنند.
این تعریف، کلیه مراحل چرخه عمر یک پروژه را از آغاز تا اتمام آن در برمی‌گیرد. به‌طور خلاصه عبارت است از:
مجموعه‌ای از ابزارها، فرآیندها، مهارت‌ها و تجربیات افراد که وقتی یکپارچه می‌شوند، اطلاعات صحیحی را در زمان مناسب برای تصمیم‌گیری صحیح فراهم می‌کنند.
اهمیت کنترل پروژه
عملکرد موفق یک پروژه به برنامه‌ریزی مناسب آن بستگی دارد. راهنمای PMBOK از میان 49 فرآیند مدیریت پروژه، 24 فرآیند را مربوط به برنامه‌ریزی تعیین می‌کند (PMBOK 6th Ed).
اجرای بموقع یک پروژه، فقط با یک روش کنترل زمانبندی مؤثر دست‌یافتنی خواهد بود. ایجاد یک سیستم کنترل مناسب، بخش مهمی از مدیریت پروژه است. این موضوع تصدیق شده است که عدم برنامه‌ریزی، نظارت و کنترل، نقش مهمی در شکست پروژه‌ها ایفا می‌کنند.
مسیر یادگیری کنترل پروژه
تو این ویدئو مسیر یادگیری کنترل پروژه و ترتیب مشاهده دوره‌ها برای دریافت بهترین نتیجه و اثربخشی رو توضیح دادم.
نقش این واحد در مدیریت موفق پروژه‌ها
کنترل پروژه اطلاعات دقیق و به‌موقع را به تیم مدیریت پروژه ارائه می‌دهد که به آن‌ها امکان می‌دهد تصمیمات آگاهانه‌ای بگیرند و اقدامات لازم را برای اصلاح هرگونه شرایط و روندهای نامطلوب احتمالی انجام دهند.
امروزه با تکامل مدیریت پروژه، نیاز به یک سیستم کنترل مؤثر، مشهودتر است. بسیاری از شرکت‌ها هنوز هم روش‌های سنتی کنترل را دنبال می‌کنند.
ثابت‌شده است که در صورت وجود سیستم‌های کنترل ، عملکرد پروژه بهبود می‌یابد. مقالات بسیار زیادی منتشرشده که بر اهمیت این موضوع در دستیابی به اهداف پروژه تأکید می‌کنند.
برای مثال، یک مقاله انجام‌شده توسط IPA، مشخص کرد که شیوه‌های خوب کنترل باعث کاهش 15% در زمانبندی اجرا می‌شوند.
مطالعه دیگری که توسط کمیته مهندسی هزینه IBC در سال 1999 انجام‌شده است، نشان داد که شیوه‌های خوب کنترل ، هزینه‌ها را بیش از 10 درصد کاهش داده است.
نکته مهمی که باید به خاطر داشته باشید این است که کنترل محدود به کنترل و نظارت در مرحله اجرای پروژه نمی‌شود. فرآیند مؤثر کنترل در اوایل پروژه با برنامه‌ریزی آغاز می‌شود و در آخر پروژه با بررسی پس از اجرا به پایان می‌رسد.
اگر مدیر پروژه با تصمیمات آگاهانه و پاسخگو درگیر است، هدف این متخصصین عبارت است از «اطلاع‌رسانی، نظارت و تجزیه‌وتحلیل». این متخصصان، اطلاعاتی را که موجب آگاهی مدیر پروژه و مدیران ارشد می‌شود، تولید و نگهداری می‌کنند.
مؤلفه‌های کنترل
بسته به اینکه دیدگاه نسبت به کنترل چگونه است، مؤلفه‌های آن نیز به همان ترتیب تعیین می‌گردد. در اینجا فرض بر این است که کنترل شامل تعیین شاخص‌های عملکرد خط مبنا، تعیین وضعیت فعلی پروژه، پیش‌بینی وضعیت آتی پروژه، شناسایی هرگونه انحراف و همچنین شامل تعیین اقدامات مناسبی است که برای جبران انحراف باید انجام شود.
منظور از انحراف، انحراف واقعی شناسایی‌شده در اسناد و گزارشات و همچنین انحراف احتمالی (بالقوه) ممکن ناشی از تهدیدات، فرصت‌ها و مسائل پروژه است.
بر این اساس، مؤلفه‌های کنترل پروژه شامل جنبه‌های زمان و هزینه هستند:
- برنامه‌ریزی و زمانبندی
- مدیریت و کنترل هزینه
- تجزیه‌وتحلیل ریسک هزینه و زمانبندی
- مدیریت ارزش کسب‌شده (EVM)
- مدیریت محدوده و تغییرات
- کنترل اسناد
- حفظ مبنای اولیه پروژه (Project Baseline)
- گزارش دهی
اهم موارد درزمینهٔ برنامه‌ریزی و زمانبندی:
- شروع برنامه‌ریزی و ارائه یک زمانبندی واقع‌بینانه برای پروژه
- نظارت به‌موقع و دقیق، پیش‌بینی، کنترل و گزارش دهی کارهایی که قرار بود انجام شود، کارهایی که در دوره گزارش دهی و تا به امروز انجام‌شده است و کارهایی که برای تکمیل پروژه باید انجام شود.
- شناسایی و مدیریت «انحراف‌ها» و برگرداندن به زمانبندی اصلی.
طبق استاندارد AACE
(AACE Practice Standard)، کنترل هزینه عبارت است
از استفاده از رویه‌ها برای نظارت بر هزینه و عملکرد، در مقابل پیشرفت پروژه یا عملیات
تولید؛ برای اندازه‌گیری میزان انحراف از بودجه مصوب و انجام اقدامات مؤثر برای دستیابی
به حداقل هزینه‌ها.
از طریق «کنترل هزینه»، هزینه و بودجه در طول چرخه عمر پروژه مدیریت می‌شود.
کنترل هزینه موارد زیر را ارائه می‌دهد:
- نظارت به‌موقع و دقیق، پیش‌بینی و گزارش دهی هزینه
- و شناسایی زودهنگام و مدیریت انحراف‌های احتمالی بودجه
برای داشتن یک سیستم کنترل هزینه مؤثر، کنترل هزینه و عملکردهای برنامه‌ریزی / زمانبندی باید به هم مرتبط بوده و باهم مدیریت شوند.
متخصصین کنترل پروژه که عملکرد برنامه‌ریزی / زمانبندی و عملکرد کنترل هزینه را می‌دانند، می‌توانند انحراف‌های احتمالی از بودجه و زمانبندی را با ادغام این دو و بررسی تصویر بزرگ‌تر شناسایی و مدیریت کنند.
جنبه دیگر کنترل پروژه، برآورد هزینه است.
برآورد هزینه سنگ بنای کنترل هزینه و مدیریت کل هزینه است. تخمین هزینه فرایندی است که برای پیش‌بینی مقادیر، هزینه منابع موردنیاز برای اجرای محدوده (Scope) یک پروژه مورداستفاده قرار می‌گیرد.
برآورد هزینه به‌عنوان یک پیش‌بینی، باید ریسک‌ها و عدم قطعیت‌ها را در نظر بگیرد. برآوردها در درجه اول به‌عنوان ورودی بودجه‌بندی، تجزیه‌وتحلیل هزینه، تصمیم‌گیری در کسب‌وکار، برنامه‌ریزی پروژه و فرآیندهای کنترل هزینه و زمانبندی پروژه استفاده می‌شوند.
تخمین هزینه از طریق تجربه و همچنین محاسبه و پیش‌بینی هزینه آتی منابع، روش‌ها و مدیریت در یک بازه زمانی مشخص تعیین می‌شود.
یکی دیگر از زمینه‌های کنترل ، تجزیه‌وتحلیل ریسک هزینه و زمانبندی است. تجزیه‌وتحلیل ریسک هزینه و زمانبندی، تأثیر ریسک بر زمانبندی و هزینه پروژه را ارزیابی می‌کند.
برخی از نتایج حاصل از تحلیل ریسک زمانبندی عبارت‌اند از:
- پیش‌بینی تاریخ اتمام پروژه
- احتمال رسیدن به این تاریخ‌ها
- و شناسایی فعالیت‌های بحرانی
نتایج تحلیل ریسک هزینه عبارت‌اند از:
- شناسایی مهم‌ترین ریسک‌ها برای هزینه پروژه
- و تعیین ذخیره احتیاطی موردنیاز در برآورد هزینه برای دستیابی به سطح اطمینان مطلوب.
ساختارهای مرتبط با کنترل
در هسته یک پروژه موفق، یک زمانبندی توافق شده وجود دارد.
از دیگر عناصر مهم موجود در برنامه مدیریت پروژه می‌توان به محدوده پروژه (Project Scope)، ساختار شکست کار (WBS) و ساختار شکست سازمانی (OBS) اشاره کرد.
ساختار شکست کار (WBS)، محدوده (Scope)- زمانبندی (Schedule) و هزینه‌های (Costs) پروژه را به هم مرتبط می‌کند.
ساختار شکست کار خروجی محور است (Output oriented) و محدوده پروژه را به آیتم‌های تحویل دادنی (Deliverable) تقسیم می‌کند.
ساختار WBS معمولاً از ساختار بودجه پروژه پیروی می‌کند. چارچوبی را برای گزارش دهی پروژه فراهم کرده و همچنین باید تا پایین‌ترین سطح از آیتم‌های تحویل دادنی، جزئی گردد.
OBS، ساختار سازمانی و نقش‌های موردنیاز در تیم پروژه را برای تحویل موفقیت‌آمیز پروژه تعریف می‌کند. OBS باید مسئولیت‌پذیری و پاسخگویی در ارتباط با تحویل دادنی را در داخل تیم پروژه مشخص و ممکن سازد.
با تعریف WBS و OBS، امکان ایجاد ماتریس تخصیص مسئولیت (Responsibility Assignments Matrix) فراهم می‌شود که افراد را در برابر تحویل دادنی‌های پروژه، مسئولیت‌پذیری و میزان مسئولیت آن‌ها قرار می‌دهد.
پس‌ازآن مبنای کنترل شامل حساب‌های کنترلی (Control Accounts) و مدیران آن‌ها (Control Account Managers یا CAM) ایجاد می‌شود.
پروژه یک ساختار شکست هزینه (CBS) را از روی محدوده (Scope)، WBS و OBS تعیین می‌کند. این امر، شکست بیشتر پروژه را در سطوح بیشتری از جزئیات، بر اساس الزامات گزارش دهی و بودجه‌بندی فراهم می‌کند.
تفاوت بین کنترل پروژه و مدیریت پروژه
کنترل پروژه‌ها در پروژه چه چیزی را کنترل می‌کنند؟
این متخصصان دو عامل اصلی یک پروژه را کنترل می‌کنند. یکی «هزینه» و دیگری «زمانبندی» است.
ایت متخصصان به دو سؤال اساسی در یک پروژه پاسخ می‌دهند:
- پروژه چه هزینه‌ای را دربر خواهد داشت و اینکه آیا پروژه طبق بودجه تعیین‌شده به پایان خواهد رسید یا خیر؟
- پروژه چه اندازه طول می‌کشد؟ اکنون کجای پروژه خود هستیم؟ … آیا به‌موقع پروژه را تمام خواهیم کرد یا خیر؟… اگر خیر در این صورت، چه‌کاری می‌توانیم برای جبران آن انجام دهیم؟
این کاری است که این متخصصان انجام می‌دهند. مدیریت هزینه و زمانبندی در یک پروژه.
مدیر پروژه در یک پروژه چه‌کاری انجام می‌دهد؟
مدیریت پروژه در ویکی‌پدیا بدین‌صورت تعریف‌شده
است:
«مدیریت پروژه، نظمی برای شروع، برنامه‌ریزی، اجرا، نظارت و کنترل و پایان کار تیم برای دستیابی به اهداف مشخص و برآورده شدن معیارهای موفقیت است.»
این‌یک تصور اشتباه بسیار رایج است. ازآنجاکه کلمه «کنترل» در «کنترل پروژه» وجود دارد، افراد ممکن است فکر کنند که کنترل پروژه فقط مربوط به کنترل و مدیریت یک پروژه است.
واقعیت این است که … .
تیم کنترل پروژه برای اطمینان از اجرای موفقیت‌آمیز کنترل در پروژه باید از مرحله آغازین تا پایانی درگیر پروژه باشد.
چرا این متخصصان باید در ابتدای کار مثلاً از مرحله شروع درگیر پروژه شوند؟
وقتی شما در مرحله شروع یک پروژه هستید، آیا نیازی نیست بدانید که هزینه کلی تخمینی برای پروژه چقدر است و برنامه زمانبندی کلان تحویل دادنی‌ها برای پروژه شما چیست؟
چه کسی مسئول هزینه و زمانبندی یک پروژه است؟
بله کنترل پروژه. کنترل پروژه از هنگامی‌که یک پیشنهادی را ارائه می‌دهید، از مرحله آغاز به کار در اوایل پروژه باید به‌کاربرده شود. هنگامی‌که در مرحله برنامه‌ریزی، شروع به برنامه‌ریزی یک پروژه می‌کنید، کنترل پروژه در برنامه‌ریزی هزینه و برنامه زمانبندی پروژه به شما کمک می‌کند.
پس تفاوت بین کنترل پروژه و مدیر پروژه چیست؟
آیا می‌دانید یکی از مسئولیت‌های اصلی یک مدیر پروژه مدیریت محدودیت‌ها در یک پروژه برای رسیدن به نتیجه نهایی و هدف پروژه است؟ آیا می‌دانید این محدودیت‌های اصلی در یک پروژه چیست؟
محدودیت‌های اصلی پروژه «محدوده»، «هزینه»، «زمان» و «کیفیت» است. یکی از چالش‌های بزرگ یک مدیر پروژه ایجاد تعادل بین این محدودیت‌ها در یک پروژه است.
چه کسی به مدیر پروژه برای مدیریت عنصر هزینه و زمان یک پروژه کمک می‌کند ؟ بله کنترل پروژه.
یک قیاس ساده در مورد تفاوت بین این دو حوزه:
اگر هنوز درباره این تفاوت قانع نشده‌اید، بگذارید یک قیاس ساده برای شما ارائه دهم تا بتوانید با آن ارتباط برقرار کنید.
اگر یک پروژه را به‌عنوان کشتی در نظر بگیرید، نقش مدیر پروژه در یک پروژه مانند ناخدای کشتی است که کل کشتی را به مقصد نهایی خود هدایت می‌کند.
به نظر شما نقش یک کنترل پروژه چیست؟
این واحد مانند یک افسر ناوبری در یک کشتی عمل می‌کند. درست مانند یک افسر ناوبری که کنترل مسیر، سرعت و انحراف کشتی را کنترل می‌کند. به همین ترتیب، همین موضوع در مورد این متخصصان در یک پروژه نیز صدق می‌کند.
این متخصصان نسبت به هزینه و زمانبندی توجه دارند. نخست، آن‌ها برنامه‌ای را در مورد چگونگی حرکت کشتی به مقصد نهایی ارائه می‌دهند؛ بنابراین آن‌ها با یک برنامه و نقشه راه شروع می‌کنند.
وقتی سفر خود را شروع کردند، شروع به‌اندازه گیری مکان سفر و میزان انحراف از برنامه می‌کنند. در طول دوره پروژه، این متخصصان اطمینان می‌دهند که این دو عنصر را مدیریت و کنترل می‌کنند: یعنی هزینه و زمانبندی.
اگر هرگونه انحراف وجود داشت، آن‌ها به تیم پروژه پیشنهاد می‌کنند که چه‌کاری می‌توانند انجام دهند و چه برنامه‌ای برای جبران می‌توانند داشته باشند.
کنترل پروژه در مقابل مدیریت پروژه در یک نمودار سازمانی
برای به دست آوردن شفافیت بیشتر در مورد تمایز بین این دو، نمودار سازمانی بالا را ببینید تا بتوانید موقعیت یک کنترل‌کننده پروژه و مدیر پروژه را با یکدیگر مقایسه کنید.
در اینجا یک ساختار سازمانی معمولی برای یک پروژه EPC (مهندسی، تأمین، ساخت) وجود دارد که در آن مدیر پروژه را در بالای تیم‌های مختلفی که زیر نظر مدیر پروژه قرار دارند، مشاهده می‌کنید.
به‌عنوان‌مثال، شما مدیر HSE، مدیر QA / QC و مدیر ساخت خواهید داشت. هر مدیر، گروهی از افراد خود را خواهد داشت. به‌عنوان‌مثال، اگر مدیر فنی مهندسی را به‌عنوان یک باکس در چارت سازمانی داشته باشیم، در زیر آن نیز باکس‌های مختلفی خواهیم داشت. به‌عنوان‌مثال، مهندسین برق، مهندسان فرآیند، مهندسان ابزار دقیق و غیره؛ بنابراین، آن‌ها تیم خود را به‌عنوان باکس‌های جداگانه در چارت سازمانی نشان می‌دهند.
برگردیم به مدیر فنی، این‌طور بیان کنیم
که مهندسان برق، به‌عنوان بخشی از تیم، نگرانی اصلی‌شان طراحی و کنترل بخش حوزه الکتریکی پروژه است؛ اما هنگامی‌که ما در مورد کنترل پروژه صحبت می‌کنیم، مجدداً حوزه آن‌ها هزینه و زمانبندی پروژه است.
تیم کنترل پروژه
رهبر یا مدیر کنترل پروژه، تیم خودش را دارد. معمولاً این تیم شامل کاشناسان برآورد هزینه، کنترل هزینه، برنامه‌ریزی و زمانبندی است. برخی از شرکت‌ها ممکن است کنترل اسناد را نیز زیر نظر کنترل پروژه داشته باشند.
با توجه به‌اندازه و پیچیدگی یک پروژه، تعداد نفرات این واحد متفاوت است. به‌عنوان‌مثال، اگر شما در حال کار روی یک پروژه بزرگ هستید، ممکن است چندین نفر را در ساختار سازمانی این واحد ببینید. اگر پروژه‌ای کوچک وجود داشته باشد، ممکن است یک یا دو نفر این نقش را بر عهده بگیرند.
صرف‌نظر از اندازه تیم این واحد در یک پروژه، مدیر کنترل پروژه مستقیماً به مدیر پروژه گزارش می‌دهد و اعضای تیم این واحد به‌طور مستقیم با سایر اعضای تیم در پروژه تعامل دارند.
تعامل تیم کنترل پروژه با سایر مدیران تیم پروژه
تیم این واحد از سایر اعضای تیم مانند مدیر فنی، مدیرتأمین، مدیر ساخت، مدیر پروژه، فروشندگان، پیمانکاران فرعی، کارفرما، بخش فاینانس و غیره اطلاعات می‌گیرند.
ازآنجایی‌که این واحد کنترل هزینه و زمانبندی کل پروژه را به عهده می‌گیرند، باید بدانند که برای مثال میزان بودجه تیم مهندسی برق در پروژه چقدر است، چگونه پیش می‌روند و چه موقع تحویل دادنی‌ها و مایلستون های کلیدی را تحویل می‌دهند. بنابراین، آن‌ها کنترل و مدیریت هزینه و زمانبندی کل پروژه را در دست می‌گیرند. برای انجام این کار، آن‌ها باید تقریباً با تمام اعضای تیم پروژه تعامل داشته باشند.
اعضای تیم این واحد ، اطلاعات دریافت شده از اعضای تیم پروژه را تجزیه‌وتحلیل کرده و برنامه‌های پروژه را تهیه می‌کنند که معمولاً شامل موارد زیر است:
- برآورد هزینه پروژه
- بودجه پروژه
- تخصیص بودجه
- برنامه منابع
- برنامه زمانبندی پروژه
- WBS / CBS
- برنامه احتیاطی زمان و هزینه (در برابر ریسک‌ها)
برنامه‌ریزی زمان و هزینه پروژه که انجام شد، این تیم ورودی‌هایی ثابت از تیم پروژه دریافت می‌کند و انواع مختلفی از گزارش‌های تحلیلی مانند زیر را تولید می‌کند:
- وضعیت و عملکرد هزینه و زمانبندی
- پیش‌بینی‌های هزینه و زمانبندی پروژه
- مشکلات، نگرانی‌ها و برنامه‌های جبرانی برای هزینه و زمان
تمام این اطلاعات به مدیر پروژه و اعضای
تیم پروژه منعکس می‌شود تا آن‌ها بتوانند تصمیمات درستی برای پروژه بگیرند.
دوره ویدیویی (دانلودی)
طی دوره از صفرتا ۱۰۰ تمامی مراحل برنامه‌ریزی و کنترل پروژه بر روی یک پروژه واقعی آموزش داده شده است.
دوره ویدیویی (دانلودی)
طی دوره پیاده سازی سیستم های کنترل پروژه در اکسل بر روی یک پروژه واقعی آموزش داده شده است.
دوره MS Project
دوره کاربرد اکسل در کنترل پروژه
دوره لایحه تاخیرات (آنالیز تاخیرات پروژه)
ممنون از مقاله کامل و مفیدتون.
درود برشما
بسیار عالی بود