مدیریت پروژه در عمل

یک مدیر پروژه حرفه ای چه کاری انجام می دهد؟

در این نوشته قصد داریم یک راهنمای جامع مدیریت پروژه برای شما ارائه دهیم .

فهرست مطالب:

• منظور از مدیر پروژه بودن درواقع چیست؟
• مهارت‌های یک مدیر پروژه
• مدیر پروژه در عمل چه‌کاری انجام می‌دهد؟
• مهم‌ترین گواهینامه‌های مدیریت پروژه
• حقوق مدیریت پروژه
• مشکلات شغلی یک مدیر پروژه

منظور از مدیر پروژه بودن درواقع چیست؟

اگر شما فردی هستید تمایل دارد با در نظر گرفتن یک هدف در ذهن خود همه افراد و همه‌چیز را سازمان‌دهی کند، فرد مناسبی برای مسیر شغلی مدیریت پروژه هستید.

مدیریت پروژه یکی از پیچیده‌ترین زمینه‌های شغلی است. در این حرفه جایی برای کسل بودن وجود ندارد. مدیر پروژه مسئول هدایت کل پروژه در کل مراحل آغاز (Initiation)، برنامه‌ریزی (Planning)، اجرا (Executing)، پایش و کنترل (Monitoring & Controlling) و خاتمه پروژه (Closing) است.

مدیران پروژه همیشه در یک تیم کار می‌کنند. به‌عنوان مدیر پروژه شما باید با افراد، فرهنگ‌ها، محیط‌ها و موقعیت‌های مختلف سازگار شوید. ازآنجاکه شما ایجادکننده و کنترل‌کننده تیم پروژه هستید، انعطاف‌پذیری برای ارتباطات تیم بسیار مهم است.

به‌عنوان یک مدیر پروژه شما باید هم‌زمان رهبر، همکار و سرپرست تیم باشید. این‌یکی از چالشی‌ترین مشاغل است زیرا هیچ روزی یکسان نخواهد بود و برای حل هر مشکلی به تمام مهارت‌های مدیریت پروژه خود نیاز خواهید داشت. همچنین شما اولین کسی هستید که هنگام بروز مشکل به آنجا می‌روید. ممکن است از شما انتظار داشته باشند پاسخ هرگونه سؤال را بدهید؛ اما این همان چیزی است که باعث می‌شود مسیر شغلی مدیریت پروژه جالب شود.

با هر دو نوع تعاملات رسمی و غیررسمی برخورد خواهید داشت. اگر فکر می‌کنید فردی هستید که پس از دو بار ملاقات می‌توانید فرد مقابلتان را بشناسید، این می‌تواند مسیر شغلی مناسبی برای شما باشد. در اصل مدیران پروژه شبیه روانشناسان هستند. آن‌ها می‌دانند چه مسائلی، چه خواسته‌هایی و چه توقعی از کارمندان و کارفرمایان دارند.

برخی از وظایف شما به‌عنوان مدیر پروژه شامل این موارد است: اجرای پروژه، برقراری روش‌های ارتباطی، یافتن راه‌حل برای مسائل، نظارت بر پیشرفت و کنترل پروژه از آغاز تا خاتمه، اطمینان از اینکه تیم شما به‌درستی کارها را انجام داده‌اند و موارد دیگر. به‌طور خلاصه شما مسئول ارتباط بین پروژه با دنیای کسب‌وکار و مشتری خواهید بود.

شما باید بدانید کل مسئولیت موفقیت پروژه بر دوش شما خواهد بود. شما در برابر هرگونه اشتباهی تیم خود و یا شکایت کارفرما پاسخگو خواهید بود. در این جایگاه شما علاوه بر صحت کار خود بر روی صحت کار تیم خود نیز متمرکز خواهید بود.

این حرفه همیشه در حال تغییر است و با مطالبات جدید روبرو می‌شود. اگر شما فردی هستید که تنوع را ترجیح می‌دهید، این شغلی است که هرگز از آن خسته نخواهید شد. شما همیشه می‌توانید پروژه‌ای که در آن مشغول به کار هستید، تیمی که با آن کار می‌کنید و صنعتی که در آن فعالیت می‌کنید را تغییر دهید؛ و حتی می‌توانید فرآیندها، نرم‌افزارها و سایر ابزارهای خود را برای سهولت کار تغییر دهید. هیچ دو پروژه‌ای یکسان نیست. بااین‌وجود هر زمان در آینده که با مسائل و موقعیت‌های مشابهی روبرو شوید تخصص شما در این زمینه مفید خواهد بود. به همین ترتیب تجربه گذشته شما برای حل سریع مشکلات ضروری است.

مهارت‌های یک مدیر پروژه

برای اینکه یک مدیر پروژه موفق باشید، گاهی اوقات دانش مدیریت پروژه کافی نیست و شما به مهارت‌های نرم نیز نیاز دارید. مقابله با چالش‌های روزانه مدیریت پروژه به برقراری ارتباط خوب، رهبری، مسئولیت‌پذیری، سازگاری، تفکر تحلیلی و استراتژیک، قاطعیت، شخصیت مقاوم در برابر استرس و حتی کمی تمایل به ریسک‌پذیری نیاز دارد.

وقتی صحبت از مهارت‌های سخت می‌شود، باید بدانید مهارت خاصی برای مدیریت پروژه وجود ندارد. درواقع بسته به پروژه شما باید کمی از همه‌چیز را بدانید. دانش عمومی کسب‌وکار بسیار مطلوب است و شما نیاز به تخصص در مهارت‌های سخت مانند طراحی، مهندسی و اجرای سیویل، برق، مکانیک، معماری و … ندارید. اگرچه باید قادر باشید فعالیت‌های تخصصی و جزئی را به اعضای تیم تخصیص دهید.

برای شناخت یک مسئله و ارائه راه‌حل‌های ممکن باید از دانش کافی برخوردار باشید. درعین‌حال باید بدانید که بسیاری از مدیران پروژه، مشاغل قبلی دیگری مثل طراحی، مهندسی و اجرای سیویل، برق، مکانیک، معماری و … را داشته‌اند. این بدان معناست که آن‌ها دانش سخت لازم را برای پروژه‌های مرتبط با حوزه کاری قبلی خوددارند.

اگر شما یکی از این افراد هستید ممکن است یک‌قدم از دیگران جلوتر باشید؛ اما باید در نظر داشته باشید که باید دانش خود درزمینهٔ فرآیندهای مدیریت پروژه، چارچوب‌ها و مدیریت تیم را نیز توسعه دهید. ممکن است عادت داشته باشید که به‌صورت فردی کارکنید اما در مدیریت پروژه همه‌چیز به‌صورت کار گروهی است.

به مهارت‌های موفق‌ترین مدیران پروژه نگاهی بیندازید:

• درک کاملی از کسب‌وکار و فرآیندهای مدیریت ریسک
• مهارت‌های مدیریت پروژه و خود مدیریتی
• مهارت‌های رهبری قوی
• توانایی نظارت و کنترل بودجه
• تفکر انتقادی
• مهارت‌های خوب ارتباطی و مذاکره
• توانایی تصمیم‌گیری در شرایط فشار
• مهارت‌های بین فردی قوی برای هدایت تیم
• توانایی تعریف شرایط، مستندسازی اطلاعات و نتیجه‌گیری
• توانایی تفسیر دستورالعمل‌ها
• مهارت‌های سازمان‌دهی
• تفکر خلاقانه
• مهارت‌های تحلیلی
• دقت و توجه به جزییات
• مهارت مدیریت زمان عالی
• توانایی حفظ زمانبندی و تحقق ضرب العجل ها
• مهارت‌های حل مسئله
• خود انگیزشی
• مسئولیت‌پذیری و پاسخگویی
• اخلاق حرفه‌ای
• دانش کار در مورد ابزارهای مدیریت پروژه

مدیر پروژه در عمل چه‌کاری انجام می‌دهد؟

بسته به صنعتی که در آن کار می‌کنید، وظایف شما ممکن است متفاوت باشد. بیش از ۲۰۰ پست شغلی لینکداین در سراسر جهان تجزیه‌وتحلیل شده و این لیست از متداول‌ترین مسئولیت‌های مدیر پروژه گردآوری‌شده است:

• هدایت تمام مراحل مدیریت پروژه
• مدیریت انتظارات ذینفعان داخلی و خارجی
• هماهنگی و پیگیری پروژه‌های مختلف در طول چرخه عمر پروژه
• تهیه یک برنامه مدیریت پروژه جامع برای پیگیری پیشرفت پروژه
• مربی گیری، انگیزش و نظارت بر اعضای تیم پروژه
• توسعه روابط کسب‌وکار حرفه‌ای
• تعریف محدوده کل پروژه
• اولویت‌بندی فعالیت‌ها و وظایف پروژه
• تهیه و به‌روزرسانی مستمر اسناد و مدارک پروژه
• همکاری با همه واحدها برای اطمینان از انجام کار مطابق الزامات
• برقراری ارتباطات مؤثر
• اطمینان از اینکه اعضای تیم تمام اطلاعات لازم رادارند
• اطمینان از اینکه فعالیت‌های پروژه مطابق محدوده از پیش تعیین‌شده اجرا و کنترل می‌شوند
• هدایت تیم‌های مختلف برای حفظ کیفیت تحویل دادنی‌ها
• گزارش و انعکاس موضوعات به مدیریت در صورت لزوم
• برگزاری جلسات بررسی وضعیت پروژه
• پیگیری مداوم پیشرفت و ریسک‌های پروژه
• تمرکز بر رضایت مشتری
• مدیریت پروژه از طریق KPI
• مدیریت بودجه و صورت‌وضعیت
• اجرای پیشنهاد‌ها برای بهبود پروژه
• اجرای دوره‌ها و کارگاه‌های آموزشی
• اندازه‌گیری عملکرد پروژه با استفاده از ابزارها، تکنیک‌ها و سیستم‌های مناسب
• ارزیابی عملکرد تیم پروژه

مهم‌ترین گواهینامه‌های مدیریت پروژه

آیا گواهینامه‌های مدیریت پروژه ارزشمند هستند؟

بله البته. با پیشرفت در حرفه خود با عنوان مدیر پروژه شما نیاز به تأیید دانش مدیریت پروژه خود را احساس می‌کنید. یا کارفرمای شما از شما می‌خواهد گواهینامه‌های خود را ارائه دهید. دانشی که شما در این آموزش‌ها و امتحانات به دست می‌آورید بسیار ارزشمند است.

داشتن گواهینامه مدیریت پروژه یک اتفاق بسیار خوب است اما دانش و تجربه مدیریت پروژه بسیار مهم‌تر است. چیزی که باید به خاطر داشته باشید این است که گواهینامه‌ها همه‌چیز نیستند. شما می‌توانید تمام مدارک دنیا را داشته باشید و بااین‌وجود اگر دانش واقعی و تجربه کاری در مدیریت پروژه نداشته باشید، هیچ‌کس نمی‌خواهد با شما همکاری کند.

مهم‌ترین گواهینامه‌های مدیریت پروژه کدام ها هستند؟

گواهینامه PMP

یکی از رایج‌ترین گواهینامه‌های مدیریت پروژه، گواهینامه PMP (مدیریت پروژه حرفه‌ای) ارائه‌شده توسط موسسه مدیریت پروژه (®PMI) است. استاندارد PMBOK مهم‌ترین منبع برای آزمون PMP است و مهم‌ترین دستورالعمل‌ها و ویژگی‌های موردنیاز برای مدیریت پروژه را ارائه می‌کند.

آزمون شامل ۲۰۰ سؤال چندگزینه‌ای است. پیش‌نیاز شرکت در آزمون سه سال سابقه کار قبلی در حوزه مدیریت پروژه و همچنین گذراندن 35 ساعت آموزش مدیریت پروژه است.

اگر به دنبال یک دوره آموزشی جامع هستید می‌توانید دوره‌های PMBOK و آمادگی آزمون PMP را بگذرانید. به خاطر داشته باشید که این گواهینامه باید هر 3 سال یک‌بار به دلیل ماهیت متغیر استانداردهای مدیریت پروژه تمدید گردد.

توجه: استاندارد PMBOK و گواهینامه PMP بیشتر در آمریکا، کانادا و خاورمیانه شناخته‌شده است. در اروپا گواهینامه PRINCE2 رایج‌تر است.

گواهینامه PRINCE2

PRINCE2 یک روش مدیریت پروژه و درواقع یک متدولوژی است. دولت انگلستان این گواهینامه را توسعه داده است؛ بنابراین اگر قصد دارید در این کشور کارکنید بهتر است این گواهینامه را اخذ کنید.

این گواهینامه در دو سطح اعطا می‌گردد.

PRINCE2 Foundation

این سطح گواهینامه دانش پایه شما از متود PRINCE2 را تأیید می‌کند. هیچ شرط لازم برای شرکت در این آزمون وجود ندارد ولی شما باید تجربه قبلی درزمینهٔ مدیریت پروژه را داشته باشید. داشتن این گواهینامه بدین معنا نیست که شما می‌توانید یک مدیر پروژه باشید بلکه می‌توانید در تیمی کارکنید که از متود PRINCE2 استفاده می‌کند.

PRINCE2 Practitioner

این سطح گواهینامه تأیید می‌کند که آیا داوطلب در شرایط واقعی می‌تواند از متود PRINCE2 استفاده کند یا خیر؟

اگر می‌خواهید در آینده با PRINCE2 کارکنید، شاید این گواهینامه مهم‌ترین چیزی است که باید به دست آورید. این گواهینامه به شما اجازه می‌دهد به‌عنوان یک مدیر پروژه‌ای مشغول به کار شوید که می‌تواند اصول PRINCE2 را در پروژه اجرا نماید.

گواهینامه Scrum

اسکرام یک چارچوب چابک (Agile) است که اغلب برای پروژه‌های صنعت نرم‌افزار استفاده می‌شود. Scrum.org ارزیابی‌هایی را ارائه می‌دهد که می‌تواند دانش اسکرام شمارا تأیید کند.

این ارزیابی‌ها و گواهینامه‌ها شامل موارد زیر است:

• Professional Scrum Master™
• Professional Scrum Product Owner™
• Professional Scrum Developer™
• Scaled Professional Scrum™
• Professional Agile Leadership™
• Professional Scrum With Kanban™

حقوق مدیریت پروژه

حقوق مدیر پروژه برحسب کشوری که در آن کار می‌کنید و میزان تجربه شما متفاوت است. طبق بررسی‌هایی که در کل دنیا انجام‌شده است درآمد سالانه یک مدیر پروژه می‌تواند بین 51,000 دلار تا 110,000 دلار باشد. متوسط حقوق مدیریت پروژه در آمریکا 75,475 دلار است و 1,541 تا 19,755 دلار نیز علاوه بر حقوق اصلی به آن‌ها پرداخت می‌شود. بسته به دانش، مهارت و تجربه شما این حقوق می‌تواند پایین‌تر یا بالاتر باشد. مشاغل مدیریت پروژه هنوز در سطح بالایی از تقاضا قرار دارند و پیش‌بینی می‌شود دستمزدها برای تمام سطوح مدیریت پروژه طی ده سال آینده رشد کنند. شرکت‌ها توجه خود را از اقدامات معمول به نگاه پروژه‌ای تغییر می‌دهند. موقعیت‌های بیشتری ایجاد می‌شود و هنوز افراد کافی برای پر کردن این جایگاه‌ها وجود ندارد.

مشکلات شغلی یک مدیر پروژه

مشاغل مدیریت پروژه نیز مانند هر شغل دیگری نقاط ضعف خود را دارد. واقعیت این است که این می‌تواند یک شغل دشوار باشد و شما فردی هستید که باید تمام چالش‌های مدیریت پروژه را برطرف کنید. برخی مدیران حتی ساعت‌های طولانی و با استرس برای اطمینان از اجرای کار و تحویل آن تا قبل از مهلت مقرر کار می‌کنند. علاوه بر این به‌عنوان مدیر پروژه نمی‌توانید انتظار داشته باشید به خانه بروید و کاملاً از کار خود جدا شوید. بسیاری از مدیران پروژه، بعد از ساعت کار نیز پروژه‌های خود را پیگیری می‌کنند، به تلفن‌ها پاسخ می‌دهند و حتی در ایام تعطیلات با اعضای تیم خود در ارتباط هستند.

مسئولیت یک مدیر پروژه چیز آسانی نیست که هر فردی بتواند آن را بپذیرد. فشار تحویل به‌موقع پروژه می‌تواند زیاد باشد و اگر در برابر استرس مقاوم نیستید از این حرفه خودداری کنید. از بیرون چنین به نظر می‌رسد که مدیر پروژه می‌تواند کنترل کامل همه‌چیز را در اختیار بگیرد ولی در واقعیت مشکلات زیادی وجود دارد.

در واقعیت شما وابسته به آنچه کارفرمای شما می‌خواهد هستید. شما می‌توانید پیشنهاد‌ها خود را مطرح کنید ولی باید برای هرگونه تغییرات دقیقه آخری که کارفرمای شما می‌خواهد انعطاف‌پذیر باشید. مدیران ارشد سازمان اغلب تصمیمات نهایی را می‌گیرند. این‌یکی از دلایلی است که چرا در شرکت‌هایی که مدیران عالی و مدیران پروژه دارای اختیارت مشابه هستند فرآیندهای مدیریت پروژه سخت و پر چالش است.

بعد از مدیر پروژه بودن چه؟

وقتی شما مدیر پروژه شدید مسیر شغلی شما نباید متوقف شود. می‌توانید مدیر طرح شوید و چندین پروژه مرتبط به هم را اداره کنید. گزینه دیگر مدیر سبد پروژه (پورتفولیو) است. آن‌ها مسئولیت انتخاب و اولویت‌بندی پروژه‌ها طبق قوانین و استراتژی سازمان را بر عهده‌دارند. درنهایت شما می‌توانید مدیر PMO شوید. جایی که تمامی پروژه‌های سازمان مدیریت و هدایت می‌شوند. اگر از شغل خود انتظارات بالاتری دارید می‌توانید یکی از مدیران ارشد سازمان باشید و یا تصمیم بگیرید شرکت خود را راه‌اندازی کنید.